Зачем использовать формы?

Хотя вы всегда можете вводить данные непосредственно в таблицы базы данных, вам может быть проще использовать формы . Использование формы для ввода данных позволяет убедиться, что вы вводите нужные данные в нужном месте и в формате. Это поможет сохранить точность и согласованность вашей базы данных.

В этом уроке будут рассмотрены преимущества использования форм в базе данных. Вы рассмотрите примеры различных форм и компонентов формы. Наконец, вы узнаете, как использовать формы для ввода новых записей, просмотра и редактирования существующих.

В этом уроке мы будем работать с формами в нашей примерной базе данных. Если вы хотите следовать, загрузите наш пример и используйте его, чтобы следовать продемонстрированным процедурам.

Многие из нас часто заполняют формы, что мы почти не замечаем, когда нас просят использовать их. Формы настолько популярны, что они полезны как для человека, запрашивающего информацию, так и для лица, предоставляющего ее. Это способ требовать информацию в определенном формате, что означает, что человек, заполняющий форму, точно знает, какую информацию включить и куда ее поместить.

Изображение бумажной формы

Это справедливо и для форм в Access. Когда вы вводите информацию в форму в Access, данные идут именно туда, куда она должна идти: в одну или несколько связанных таблиц. Хотя ввод данных в простые таблицы довольно прост, запись данных становится более сложной, так как вы начинаете заполнять таблицы записями из других источников в базе данных. Например, таблица Orders в базе данных хлебобулочных изделий может ссылаться на информацию о клиентах, продуктах и ​​ценах, полученных из связанных таблиц. Запись с информацией об одном заказе может выглядеть так:

Запись заказа

Фактически, чтобы увидеть весь заказ, вам также нужно будет посмотреть таблицу Order Items , где записываются элементы меню, составляющие каждый заказ.

Больше записей, описывающих один и тот же порядок

Записи в этих таблицах включают идентификационные номера записей из других таблиц. Вы не можете многому научиться, просто взглянув на эти записи, потому что идентификационные номера не рассказывают вам о данных, к которым они относятся. Плюс, потому что вам нужно взглянуть на две таблицы, чтобы просмотреть один заказ, у вас может быть сложное время, даже находя нужные данные. Легко видеть, как просмотр или ввод многих записей таким образом может стать трудной и утомительной задачей.

Форма, содержащая те же данные, может выглядеть так:

Тот же порядок рассматривается в форме

Как вы можете видеть, эту запись гораздо легче понять при просмотре в форме. Изменение записи было бы проще, потому что вам не нужно было бы знать номера идентификаторов для ввода новых данных. Когда вы используете форму, вам не нужно беспокоиться о вводе данных в нужные таблицы или в правильном формате; форма может справиться с этими вещами. Там нет необходимости идти туда и обратно между таблицами или тщательно искать в таблице для определенной записи, потому что формы позволяют вам видеть целые записи по одному.

Мало того, что формы облегчают процесс ввода данных для пользователей, но они также обеспечивают бесперебойную работу базы данных. С формами разработчики баз данных могут точно контролировать, как пользователи могут взаимодействовать с базой данных. Они могут даже устанавливать ограничения для отдельных компонентов формы, чтобы обеспечить ввод всех необходимых данных и что все они введены в допустимом формате. Это полезно, потому что сохранение данных, согласованных и организованных, необходимо для точной и мощной базы данных.

Работа с формами

Чтобы работать с формами в Access, вам нужно знать, как открыть форму, а также как просматривать и редактировать информацию в форме.

Чтобы открыть существующую форму:

  1. Откройте свою базу данных и найдите область переходов .
  2. В области переходов найдите форму, которую вы хотите открыть. Формы отмечены значком.
  3. Дважды щелкните имя формы. Он откроется и появится как вкладка в панели вкладок документов .
    Открытие формы

Ввод и изменение данных

В зависимости от используемой базы данных формы, с которыми вы работаете, могут включать специальные инструменты и функции, которые позволяют вам выполнять общие задачи одним нажатием кнопки. Вы увидите примеры этих инструментов в интерактивных приложениях на следующей странице. Однако независимо от того, какой тип формы вы работаете с вами, вы можете следовать тем же процедурам для выполнения определенных основных задач.

Чтобы добавить новую запись:

Существует два способа добавить новую запись в форму:

  • В группе « Запись » на вкладке « Главная » на ленте щелкните команду « Создать» .
    Создание новой записи из ленты
  • На панели « Запись» в нижней части окна нажмите кнопку « Новая запись» .
    Создание новой записи на панели навигации записи

Чтобы найти существующую запись для просмотра или редактирования:

Существует два способа поиска и просмотра существующей записи с использованием формы, и оба они используют панель отклонения n в нижней части экрана:

  • Чтобы просмотреть записи по одному, щелкните стрелки навигации . Стрелка вправо приведет вас к следующей записи, а стрелка влево приведет вас к предыдущей.
    Навигация по записям
  • Чтобы выполнить поиск записи, введите слово, которое, как вы знаете, содержится в этой записи в окне поиска навигации .
    Поиск записи

Чтобы сохранить текущую запись:

  1. Перейдите на вкладку « Главная » и найдите группу « Записи ».
  2. Нажмите кнопку « Сохранить» . Текущая запись будет сохранена.
    Сохранение записи

Чтобы удалить текущую запись:

  1. Перейдите на вкладку « Главная » и найдите группу « Записи ».
  2. Нажмите кнопку « Удалить» . Запись будет удалена навсегда.
    Удаление записи

Использование функций формы

Точная процедура, которую вы используете для заполнения формы, будет зависеть от содержания и дизайна формы, которую вы используете. Формы в вашей базе данных могут быть похожи на примеры в двух интерактивных документах ниже. Между ними они включают большинство функций, с которыми вы обычно сталкиваетесь в формах.

Нажмите кнопку в интерактивном ниже, чтобы узнать про простую форму .

Нажмите кнопку в интерактивном ниже, чтобы узнать о сложной форме .

Задание!
  1. Если вы еще этого не сделали, загрузите нашу пробную базу данных и откройте ее.
  2. Откройте форму заказа .
  3. Создайте в новую запись со следующими данными:
    • Заказчик: Эрик Оглесби
    • Дата выпуска: 14 февраля 2011 г.
    • Элементы заказа: Торты: Кокос (1)
    • Примечания: Напишите «С Днем Святого Валентина!» с розовой глазурью.
    • Предварительный заказ: Да
    • Платный: Да
  4. Откройте форму клиентов .
  5. Найдите запись для клиента Dwight Parker и внесите следующие изменения:
    • Улица: 190 Cook Street
    • Город: Чапел-Хилл
    • Почтовый индекс: 27514
    • Электронная почта: dwightp@email.com

Залишити відповідь