После работы с вашей базой данных вы можете обнаружить, что вам нужно внести некоторые изменения в таблицы, в которых хранятся ваши данные. Доступ позволяет легко изменять таблицы в соответствии с потребностями вашей базы данных.
В этом уроке вы узнаете, как создавать и переупорядочивать поля таблицы. Вы также узнаете, как обеспечить правильное и последовательное форматирование ваших данных таблицы путем установки правил проверки , ограничений символов и типов данных в ваших полях. Наконец, мы направим вас к дополнительным параметрам для выполнения простых математических функций в ваших таблицах.
Мы покажем вам, как изменять таблицы с примерами из нашей базы данных выборки. Если вы хотите следовать, загрузите наш пример и используйте его, чтобы следовать процедурам, продемонстрированным в этом уроке.
Добавление и изменение полей
Доступ облегчает перегруппировку существующих полей и добавление новых. Когда вы добавляете новое поле, вы даже можете установить тип данных , который определяет, какие типы данных могут быть введены в это поле.
Чтобы добавить новое поле в существующую таблицу:
- Откройте таблицу, затем щелкните заголовок с текстом. Нажмите «Добавить». Если у вас уже есть несколько полей, вам может потребоваться прокрутить весь путь вправо, чтобы увидеть это.
- Появится раскрывающееся меню. Выберите тип данных, который вы хотите использовать для нового поля.
- Текст : это вариант по умолчанию и лучше всего подходит для текста. Вы также должны выбрать его для чисел, с которыми вы не планируете заниматься математикой, например, почтовые индексы и номера телефонов.
- Номер : это лучше всего для чисел, которые вы, возможно, захотите сделать с расчетами, например, количества заказанного или проданного предмета.
- Валюта : автоматически форматирует номера в валюте, используемой в вашем регионе.
- Дата и время : это позволяет вам выбрать дату из всплывающего календаря.
- Да / Нет : вставляется флажок в поле.
- Напоминание : это идеально подходит для большого количества текста, например описания продукта. Вы можете форматировать текст, введенный в поле memo.
- Приложение . Это позволяет вам прикреплять файлы, например изображения.
- Гиперссылка : создает ссылку на веб-сайт или адрес электронной почты.
- Введите имя для своего поля, затем нажмите Enter .
Чтобы переместить поле:
- Найдите поле , которое вы хотите переместить, а затем наведите курсор на нижнюю границу в заголовке поля . Ваш курсор станет четырехсторонней стрелкой
.
- Нажмите и перетащите поле в новое место.
- Отпустите курсор. Поле появится в новом месте.
Расширенные параметры поля
На предыдущей странице вы узнали о настройке типа данных для новых полей. Когда вы задаете тип данных полей, вы действительно устанавливаете правило для этого поля. Базы данных часто включают в себя правила, поскольку они являются способом гарантировать, что пользователи вводят правильный тип данных.
Почему это важно? Компьютеры не так умны, как люди, о некоторых вещах. Хотя вы можете признать, что два и 2 или NC и Северная Каролина – одно и то же, Access не будет, и поэтому он не будет группировать эти вещи вместе. Обеспечение ввода данных в стандартном формате поможет вам лучше организовать, рассчитать и понять его.
Правила также могут определять параметры, которые у вас есть для работы с этими данными. Например, вы можете делать только математику с данными, введенными в числовые или валютные поля, и вы можете форматировать только текст, введенный в поля memo .
Существует три основных типа правил, которые вы можете задать для поля: тип данных , лимит символов и правила проверки .
Чтобы изменить тип данных для существующих полей:
- Выберите поле, тип данных которого вы хотите изменить.
- На ленте выберите вкладку « Поля », затем найдите группу « Форматирование ». Нажмите стрелку раскрывающегося списка Тип данных .
- Выберите нужный тип данных.
- Тип данных поля будет изменен. В зависимости от выбранного вами типа данных вы можете заметить изменения в своей информации. Например, поскольку мы установили тип данных для поля « Электронная почта» в « Гиперссылка» , все адреса электронной почты в этом поле теперь доступны для ссылок.
Нельзя изменять тип данных полей, если вы не уверены, что данные вашего поля находятся в правильном формате для нового типа данных. Например, изменение поля, содержащего только текст в тип номера , приведет к удалению всех ваших полевых данных. Этот процесс часто необратим.
Предельные значения полей
Установка лимита символов для поля устанавливает правило о том, сколько символов – букв, цифр, знаков препинания и даже пробелов – можно ввести в это поле. Это может быть полезно, чтобы данные в ваших отчетах были краткими или чтобы заставить пользователей вводить данные определенным образом.
Например, в приведенном ниже примере пользователь вводит записи, содержащие адреса. Если вы установите предел символов в поле состояния как 2 , пользователь может ввести только 2 символа информации. Это означает, что он должен вводить почтовые сокращения для штатов вместо их полных имен – здесь, Северная Каролина, вместо Северной Каролины. Обратите внимание, что вы можете установить предел символов только для полей, определенных как текст.
Чтобы установить лимит символов для поля:
- Выберите нужное поле.
- Перейдите на вкладку « Поля » в группе вкладок « Инструменты таблицы », затем найдите группу « Свойства ».
- В поле рядом с полем Размер введите максимальное количество символов, которое вы хотите разрешить в своем поле.
- Сохраните таблицу.
Правила валидации
Правило проверки это правило , которое диктует , какую информацию можно ввести в поле. Когда правило проверки правильное, пользователь не может вводить данные, нарушающие правило. Например, если мы просим пользователей ввести имя состояния в таблицу с контактной информацией, мы можем создать правило, которое ограничивает допустимые ответы на почтовые индексы штата США. Это помешало бы пользователям вводить что-то, что на самом деле не являлось реальным почтовым кодом штата.
В приведенном ниже примере мы применим это правило к таблице наших клиентов . Это довольно простое правило проверки – мы просто назовем все допустимые ответы, которые пользователь может ввести, что означает, что пользователи не могут вводить что-либо еще в запись. Тем не менее, можно создавать правила достоверности, которые намного сложнее. Для получения подробной информации о том, как писать правила проверки, ознакомьтесь с этим официальным руководством Microsoft по созданию правил проверки .
Чтобы создать правило проверки:
- Выберите поле, в которое вы хотите добавить правило проверки. В нашем примере мы установим правило для поля State .
- На ленте выберите вкладку « Поля », затем найдите группу « Проверка поля ». Нажмите выпадающую команду « Проверка» , затем выберите « Правило проверки поля » .
- Появится диалоговое окно « Конструктор выражений» . Щелкните текстовое поле и введите свое правило проверки.
В нашем примере, мы хотим ограничить данные в государственном поле для фактического состояния почтовых кодов. Мы будем вводить каждый из допустимых ответов в кавычках и разделять их словом Or, что позволяет Access знать, что это поле может принимать ответ «AL» или «AK» или «AZ» или любое другое выражение, вступил.
- После того как вы удовлетворены правилом проверки, нажмите « ОК» . Диалоговое окно закроется.
- Еще раз нажмите кнопку « Выявление» . На этот раз выберите « Сообщение проверки поля» .
- Появится диалоговое окно « Ввести подтверждение» . Введите фразу, которую вы хотите отобразить в сообщении об ошибке, когда пользователь пытается ввести данные, нарушающие правило проверки. Ваше сообщение должно информировать пользователя о том, какие данные разрешены.
- Когда вы удовлетворены сообщением об ошибке, нажмите « ОК» .
- Правило проверки теперь включено в поле. Пользователи не смогут вводить данные, нарушающие правило.
Простые правила проверки могут быть написаны точно так же, как и критерии запроса . Единственное различие заключается в том, что критерии запроса выполняют поиск данных, тогда как идентичное правило проверки разрешает или отклоняет данные. Чтобы увидеть примеры критериев запроса, просмотрите краткое справочное руководство по критериям запроса .
Дополнительные параметры таблицы
Вычисленные поля и итоговые строки
Добавление вычисленных полей и итоговых строк в таблицу позволяет выполнять вычисления с использованием данных таблицы. Вычисленное поле вычисляет данные в одной записи, а итоговая строка выполняет вычисление по всему полю данных. Всякий раз, когда вы видите промежуточный итог для одной записи, вы смотрите на вычисленное поле. Аналогично, общая сумма в нижней части таблицы действительно является итоговой строкой.
Чтобы узнать, как создавать расчетные поля и итоговые строки , просмотрите наш мини-урок, который находится в разделе «Дополнительные разделы» о том, как создавать рассчитанные поля и сводить строки в таблицах .
Задание!
- Если вы еще этого не сделали, загрузите нашу пробную базу данных и откройте ее.
- Откройте на продукты таблицу и изменить тип данных для описания поля в Memo .
- Откройте в Customers таблицу, а затем добавить новое поле , которое использует Memo типа данных. Назовите новую кредитную карту поля .
- Добавьте в поле Кредитная карта следующее правило проверки поля: « VS» или «MC» или «AMX» .
- Установите сообщение проверки поля для того же поля. Он должен указать Введите действительный тип кредитной карты: должен быть VS, MC или AMX .
- Проверьте ваше правило проверки поля , введя Visa в ячейку в кредитных картах поле. Если вы правильно добавили правило, появится диалоговое окно с сообщением, добавленным выше.