Изменение таблиц

После работы с вашей базой данных вы можете обнаружить, что вам нужно внести некоторые изменения в таблицы, в которых хранятся ваши данные. Доступ позволяет легко изменять таблицы в соответствии с потребностями вашей базы данных.

В этом уроке вы узнаете, как создавать и переупорядочивать поля таблицы. Вы также узнаете, как обеспечить правильное и последовательное форматирование ваших данных таблицы путем установки правил проверки , ограничений символов и типов данных в ваших полях. Наконец, мы направим вас к дополнительным параметрам для выполнения простых математических функций в ваших таблицах.

Мы покажем вам, как изменять таблицы с примерами из нашей базы данных выборки. Если вы хотите следовать, загрузите наш пример и используйте его, чтобы следовать процедурам, продемонстрированным в этом уроке.

Помимо внесения базовых изменений в ваши таблицы, таких как добавление и перемещение полей, вы можете внести более сложные изменения, которые позволят вам устанавливать правила для ваших данных. Все эти изменения могут помочь сделать ваши таблицы еще более полезными.

Добавление и изменение полей

Доступ облегчает перегруппировку существующих полей и добавление новых. Когда вы добавляете новое поле, вы даже можете установить тип данных , который определяет, какие типы данных могут быть введены в это поле.

Чтобы добавить новое поле в существующую таблицу:

  1. Откройте таблицу, затем щелкните заголовок с текстом. Нажмите «Добавить». Если у вас уже есть несколько полей, вам может потребоваться прокрутить весь путь вправо, чтобы увидеть это.
    Подготовка к добавлению нового поля
  2. Появится раскрывающееся меню. Выберите тип данных, который вы хотите использовать для нового поля.
    • Текст : это вариант по умолчанию и лучше всего подходит для текста. Вы также должны выбрать его для чисел, с которыми вы не планируете заниматься математикой, например, почтовые индексы и номера телефонов.
    • Номер : это лучше всего для чисел, которые вы, возможно, захотите сделать с расчетами, например, количества заказанного или проданного предмета.
    • Валюта : автоматически форматирует номера в валюте, используемой в вашем регионе.
    • Дата и время : это позволяет вам выбрать дату из всплывающего календаря.
    • Да / Нет : вставляется флажок в поле.
    • Напоминание : это идеально подходит для большого количества текста, например описания продукта. Вы можете форматировать текст, введенный в поле memo.
    • Приложение . Это позволяет вам прикреплять файлы, например изображения.
    • Гиперссылка : создает ссылку на веб-сайт или адрес электронной почты.
    Выбор типа данных
  3. Введите имя для своего поля, затем нажмите Enter .
    Именование нового поля

Чтобы переместить поле:

  1. Найдите поле , которое вы хотите переместить, а затем наведите курсор на нижнюю границу в заголовке поля . Ваш курсор станет четырехсторонней стрелкой .
    Наведение мыши над перемещаемым полем
  2. Нажмите и перетащите поле в новое место.
    Перетаскивание поля в новое место
  3. Отпустите курсор. Поле появится в новом месте.
    Перемещенное поле

Расширенные параметры поля

На предыдущей странице вы узнали о настройке типа данных для новых полей. Когда вы задаете тип данных полей, вы действительно устанавливаете правило для этого поля. Базы данных часто включают в себя правила, поскольку они являются способом гарантировать, что пользователи вводят правильный тип данных.

Почему это важно? Компьютеры не так умны, как люди, о некоторых вещах. Хотя вы можете признать, что два и 2 или NC и Северная Каролина – одно и то же, Access не будет, и поэтому он не будет группировать эти вещи вместе. Обеспечение ввода данных в стандартном формате поможет вам лучше организовать, рассчитать и понять его.

Правила также могут определять параметры, которые у вас есть для работы с этими данными. Например, вы можете делать только математику с данными, введенными в числовые или валютные поля, и вы можете форматировать только текст, введенный в поля memo .

Существует три основных типа правил, которые вы можете задать для поля: тип данных , лимит символов и правила проверки .

Чтобы изменить тип данных для существующих полей:

  1. Выберите поле, тип данных которого вы хотите изменить.
  2. На ленте выберите вкладку « Поля », затем найдите группу « Форматирование ». Нажмите стрелку раскрывающегося списка Тип данных .
    Стрелка раскрывающегося списка Тип данных
  3. Выберите нужный тип данных.
    Выбор нового типа данных поля
  4. Тип данных поля будет изменен. В зависимости от выбранного вами типа данных вы можете заметить изменения в своей информации. Например, поскольку мы установили тип данных для поля « Электронная почта» в « Гиперссылка» , все адреса электронной почты в этом поле теперь доступны для ссылок.
    Все записи в этом поле теперь отформатированы как интерактивные гиперссылки

Нельзя изменять тип данных полей, если вы не уверены, что данные вашего поля находятся в правильном формате для нового типа данных. Например, изменение поля, содержащего только текст в тип номера , приведет к удалению всех ваших полевых данных. Этот процесс часто необратим.

Предельные значения полей

Установка лимита символов для поля устанавливает правило о том, сколько символов – букв, цифр, знаков препинания и даже пробелов – можно ввести в это поле. Это может быть полезно, чтобы данные в ваших отчетах были краткими или чтобы заставить пользователей вводить данные определенным образом.

Например, в приведенном ниже примере пользователь вводит записи, содержащие адреса. Если вы установите предел символов в поле состояния как 2 , пользователь может ввести только 2 символа информации. Это означает, что он должен вводить почтовые сокращения для штатов вместо их полных имен – здесь, Северная Каролина, вместо Северной Каролины. Обратите внимание, что вы можете установить предел символов только для полей, определенных как текст.

Чтобы установить лимит символов для поля:

  1. Выберите нужное поле.
  2. Перейдите на вкладку « Поля » в группе вкладок « Инструменты таблицы », затем найдите группу « Свойства ».
  3. В поле рядом с полем Размер введите максимальное количество символов, которое вы хотите разрешить в своем поле.
    Установка ограничения на 2 символа в поле «Состояние»
  4. Сохраните таблицу.

Правила валидации

Правило проверки это правило , которое диктует , какую информацию можно ввести в поле. Когда правило проверки правильное, пользователь не может вводить данные, нарушающие правило. Например, если мы просим пользователей ввести имя состояния в таблицу с контактной информацией, мы можем создать правило, которое ограничивает допустимые ответы на почтовые индексы штата США. Это помешало бы пользователям вводить что-то, что на самом деле не являлось реальным почтовым кодом штата.

В приведенном ниже примере мы применим это правило к таблице наших клиентов . Это довольно простое правило проверки – мы просто назовем все допустимые ответы, которые пользователь может ввести, что означает, что пользователи не могут вводить что-либо еще в запись. Тем не менее, можно создавать правила достоверности, которые намного сложнее. Для получения подробной информации о том, как писать правила проверки, ознакомьтесь с этим официальным руководством Microsoft по созданию правил проверки .

Чтобы создать правило проверки:

  1. Выберите поле, в которое вы хотите добавить правило проверки. В нашем примере мы установим правило для поля State .
  2. На ленте выберите вкладку « Поля », затем найдите группу « Проверка поля ». Нажмите выпадающую команду « Проверка» , затем выберите « Правило проверки поля » .
    Правило правила проверки
  3. Появится диалоговое окно « Конструктор выражений» . Щелкните текстовое поле и введите свое правило проверки.

    В нашем примере, мы хотим ограничить данные в государственном поле для фактического состояния почтовых кодов. Мы будем вводить каждый из допустимых ответов в кавычках и разделять их словом Or, что позволяет Access знать, что это поле может принимать ответ «AL» или «AK» или «AZ» или любое другое выражение, вступил.

    Набрав наше правило проверки, которое будет содержать каждый почтовый индекс штата, каждый из которых разделяется словом «Or»,
  4. После того как вы удовлетворены правилом проверки, нажмите « ОК» . Диалоговое окно закроется.
  5. Еще раз нажмите кнопку « Выявление» . На этот раз выберите « Сообщение проверки поля» .
    Команда Message Validation Message
  6. Появится диалоговое окно « Ввести подтверждение» . Введите фразу, которую вы хотите отобразить в сообщении об ошибке, когда пользователь пытается ввести данные, нарушающие правило проверки. Ваше сообщение должно информировать пользователя о том, какие данные разрешены.
    Ввод фразы, которая будет отображаться как сообщение об ошибке, когда кто-то пытается нарушить правило проверки
  7. Когда вы удовлетворены сообщением об ошибке, нажмите « ОК» .
  8. Правило проверки теперь включено в поле. Пользователи не смогут вводить данные, нарушающие правило.
    Были введены данные, которые нарушают правило валидации

Простые правила проверки могут быть написаны точно так же, как и критерии запроса . Единственное различие заключается в том, что критерии запроса выполняют поиск данных, тогда как идентичное правило проверки разрешает или отклоняет данные. Чтобы увидеть примеры критериев запроса, просмотрите краткое справочное руководство по критериям запроса .

Дополнительные параметры таблицы

Вычисленные поля и итоговые строки

Добавление вычисленных полей и итоговых строк в таблицу позволяет выполнять вычисления с использованием данных таблицы. Вычисленное поле вычисляет данные в одной записи, а итоговая строка выполняет вычисление по всему полю данных. Всякий раз, когда вы видите промежуточный итог для одной записи, вы смотрите на вычисленное поле. Аналогично, общая сумма в нижней части таблицы действительно является итоговой строкой.

Пример вычисленного поля и итоговой строки в таблице заказов

Чтобы узнать, как создавать расчетные поля и итоговые строки , просмотрите наш мини-урок, который находится в разделе «Дополнительные разделы» о том, как создавать рассчитанные поля и сводить строки в таблицах .

Задание!

  1. Если вы еще этого не сделали, загрузите нашу пробную базу данных и откройте ее.
  2. Откройте на продукты таблицу и изменить тип данных для описания поля в Memo .
  3. Откройте в Customers таблицу, а затем добавить новое поле , которое использует Memo типа данных. Назовите новую кредитную карту поля .
  4. Добавьте в поле Кредитная карта следующее правило проверки поля: « VS» или «MC» или «AMX» .
  5. Установите сообщение проверки поля для того же поля. Он должен указать Введите действительный тип кредитной карты: должен быть VS, MC или AMX .
  6. Проверьте ваше правило проверки поля , введя Visa в ячейку в кредитных картах поле. Если вы правильно добавили правило, появится диалоговое окно с сообщением, добавленным выше.

Залишити відповідь