Использование отслеживания изменений и комментариев

Скажем, кто-то просит вас проверить отчет. Если у вас есть твердая копия отчета, вы можете использовать красное перо, чтобы вычеркнуть предложения, отметить орфографические ошибки или добавить комментарии в полях. Тем не менее, вы также можете сделать все это в Word, используя функции отслеживания изменений и комментариев .

Когда вы закончите рассмотрение документа, другой человек может выбрать автоматическое принятие всех ваших изменений или решить, принимать или отклонять каждое изменение по одному.

В этом уроке вы узнаете, как отслеживать изменения , добавлять комментариии сравнивать две версии документа.

Когда вам необходимо сотрудничать с содержанием документа или если вам нужен кто-то, чтобы исправить ваш документ, функции изменения и комментариев в Word облегчают вам сотрудничество с другими.

Необязательно: этот пример можно загрузить для дополнительной практики.

О изменениях отслеживания

При включении отслеживания изменений опции, все изменения , внесенные в документ отображаться в виде цветных пометок . Если вы удалите какой-либо текст, он не исчезнет, ​​но вместо этого будет иметь видимый удар через него. Если вы добавите текст, это будет подчеркнуто. Это позволяет другому человеку увидеть, какие изменения были внесены до того, как изменения будут постоянными.

Документ с отслеживаемыми изменениями

Цвет из наценки будет варьироваться в зависимости от того, кто рассматривает этот документ, поэтому , если есть несколько рецензентов вы сможете сразу сказать , кто сделал каждое изменение.

Чтобы включить отслеживание изменений:

  1. Перейдите на вкладку « Обзор ».
  2. Нажмите команду « Переходы» . Теперь он должен быть выделен золотом, чтобы показать, что он активен.
    Команда Track Changes
  3. Любые изменения, внесенные в документ, будут отображаться как цветные разметки.
    Отслеживаемые изменения
  4. Нажмите кнопку Track Changes еще раз, чтобы отключить ее.

Добавление и удаление комментариев

Иногда вместо того, чтобы что-то менять, вы можете сделать комментарий о части документа. Комментарии отображаются в воздушных шарах в правом поле и могут быть прочитаны оригинальным автором или любыми другими рецензентами.

Добавить комментарий:

  1. Выделите текст или поместите точку вставки, где вы хотите, чтобы комментарий появился.
  2. На вкладке « Обзор » нажмите команду « Новый комментарий» .
    Команда Новый комментарий
  3. Введите свой комментарий.
    Комментарий

Чтобы удалить комментарий:

  1. Выберите воздушный шар, содержащий комментарий, который вы хотите удалить.
    Выбранный комментарий
  2. На вкладке « Обзор » нажмите команду « Удалить» .
    Удаление комментария

Чтобы удалить все комментарии:

  1. На вкладке « Обзор » нажмите стрелку « Удалить» .
    Стрелка «Удалить»
  2. Нажмите Удалить все комментарии в документе .

Принятие и отклонение изменений

Отслеживаемые изменения – это действительно предлагаемые изменения. Чтобы стать постоянными, их нужно принять . С другой стороны, исходный автор может не согласиться с некоторыми отслеживаемыми изменениями и отказаться от них.

Чтобы принять или отклонить изменения:

  1. Выберите изменение, которое вы хотите принять или отклонить.
    Выбор изменения
  2. На вкладке « Обзор » нажмите команду « Принять» или « Отклонить» .
    Команды Accept и Reject
  3. Если вы примете это изменение, разметка исчезнет, ​​и текст будет выглядеть нормально.
    После принятия изменения

Для некоторых отслеживаемых изменений вы можете отклонить изменения, удалив их, как если бы они были обычным текстом. Например, если рецензент добавляет слово к предложению, вы можете просто удалить это слово.

Чтобы принять все изменения:

  1. На вкладке « Обзор » нажмите стрелку « Принять» . Появится раскрывающееся меню.
    Принятие всех изменений
  2. Выберите « Принять все изменения в документе» .

Отклонить все изменения:

  1. На вкладке « Обзор » нажмите стрелку « Отклонить» . Появится раскрывающееся меню.
    Отклонение всех изменений
  2. Выберите Отклонить все изменения в документе .

Принятие или отклонение всех изменений не влияет на комментарии , поэтому, если вы хотите их удалить, вам придется сделать это отдельно.

Изменение того, как появляются наценки

Если в документе много отслеживаемых изменений, они могут стать отвлекающими, если вы пытаетесь прочитать документ. Есть несколько настроек, которые вы можете использовать, чтобы скрыть разметки или изменить способ их отображения .

Чтобы скрыть отслеживаемые изменения:

  1. На вкладке « Обзор » нажмите кнопку « Просмотр для просмотра» . Команда Display for Review находится справа от команды Track Changes, и ее нельзя помечать. Вероятно, это будет Final: Show Markup .
    Команда Display for Review
  2. В раскрывающемся меню есть четыре варианта:
    • Final: Show Markup: показывает окончательную версию вместе с разметкой
    • Финал: показывает окончательную версию и скрывает все разметки
    • Оригинал: показать разметку : показывает оригинальную версию вместе с разметкой
    • Оригинал: показывает оригинальную версию и скрывает все разметки
  3. Выберите « Выключить» или « Оригинал» в раскрывающемся меню, чтобы скрыть разметки.

Настройка отображения для просмотра в Final – это не то же самое, что принимать все изменения. Вам необходимо будет принять или отклонить изменения перед отправкой окончательной версии вашего документа.

Чтобы показать изменения в воздушных шарах:

По умолчанию большинство изменений отображаются внутри , что означает, что сам текст отмечен. Вы можете отображать изменения в воздушных шарах , которые перемещают многие изменения (например, удаления ) на воздушные шары на правом краю. Это упростит чтение документа, поскольку количество встроенных разметки меньше. Воздушные шары также дают вам более подробную информацию о некоторых наценках.

  1. На вкладке « Обзор » нажмите « Показать всплывающие  всплывающие  подсказки» в разделе «Воздушные шары» .
    Показаны ревизии в воздушных шарах
  2. Некоторые изменения переместятся на правильный запас.
    Изменения в правом поле

Чтобы вернуться к встроенным разметкам, вы можете выбрать либо Показать все изменения Inline, либо Показать только комментарии и форматирование в воздушных шарах .

Сравнение двух документов

Если вы редактируете документ без отслеживания изменений, все равно можно использовать функции просмотра, такие как Accept и Reject . Вы можете сделать это, сравнив две версии документа. Все, что вам нужно, это исходный документ и пересмотренный документ, и они должны иметь разные имена файлов.

Чтобы сравнить два документа:

  1. На вкладке « Обзор » нажмите « Сравнить» . Появится раскрывающееся меню.
  2. В раскрывающемся меню выберите Сравнить .
    Команда сравнения
  3. Появится диалоговое окно. Выберите свой оригинальный документ , щелкнув стрелку раскрывающегося списка и выбрав документ из списка. Если ваш документ отсутствует в списке, нажмите кнопку « Обзор» , чтобы просмотреть файл.
    Выбор оригинального документа
  4. Выберите пересмотренный документ так же, как вы выбрали оригинальный документ , затем нажмите « ОК» .
    Выбор пересмотренного документа

На этом этапе Word сравнивает два документа, чтобы определить, какие изменения были внесены, и создает новый документ, который вы можете сохранить, если хотите. Изменения отображаются как цветные разметки , так же как и те, которые появляются при использовании Track Changes . Затем вы можете использовать команды « Принять» и « Отклонить», чтобы завершить документ.

Сравнение двух документов

Справа от нового документа есть панель, в которой отображаются исходные и пересмотренные документы, которые вы можете использовать для справки (хотя вы не можете их редактировать). Если вы не видите панель справа, нажмите « Сравнить  показанные исходные документы  » .

Безопасное использование функций обзора

Если в вашем документе есть какие-либо комментарии или отслеживаемые изменения , вы должны удалить их, прежде чем отправлять их кому-либо, с кем вы не сотрудничаете. Комментарии и отслеживаемые изменения могут выявлять конфиденциальную информацию, которая может привести к смущению или заставить вас или вашу компанию выглядеть непрофессионально – или еще хуже.

После удаления всех комментариев и отслеживаемых изменений рекомендуется дважды проверить документ с помощью Document Inspector . Инспектор документов может сказать вам , если есть какие – либо скрытые данные в документе , что вам может понадобиться удалить. Он ищет данные во многих разных местах, а не только комментарии и отслеживаемые изменения.

Чтобы использовать Инспектор документов:

  1. Сохраните документ.
  2. Перейдите на вкладку « Файл », чтобы перейти к представлению Backstage .
  3. Выберите « Информация» в левой части страницы.
    Выбор информации
  4. Нажмите кнопку « Проверить наличие проблем» . Появится раскрывающееся меню.
  5. Выберите « Проверить документ» .
    Нажмите «Проверить документ»
  6. Нажмите « Осмотреть» .
    Запуск инспекции
  7. В результатах проверки будет отображаться восклицательный знак для любых категорий, где он обнаружит потенциально конфиденциальные данные, а также будет иметь кнопку « Удалить все» для каждой из этих категорий. Нажмите « Удалить все», чтобы удалить данные.
    Удаление возможно чувствительных данных
  8. Закройте диалоговое окно, когда закончите.
  9. В режиме Backstage нажмите « Сохранить», чтобы изменения были постоянными.

Задание!

  1. Откройте существующий документ Word . Если вы хотите, вы можете использовать этот пример .
  2. Включите изменения дорожки .
  3. Удалите текст.
  4. Добавьте текст.
  5. Измените форматирование текста .
  6. Поэкспериментируйте с командой Display for Review .
  7. Примите все изменения.
  8. Используйте Document Inspector для проверки документа.

Залишити відповідь