Создание отчетов

Если вам нужно поделиться информацией из своей базы данных с кем-то, но не хотите, чтобы этот человек действительно работал с вашей базой данных, подумайте о создании отчета . Отчеты позволяют организовывать и представлять ваши данные в удобном для читателя, визуально привлекательном формате. Access 2010 упрощает создание и настройку отчета с использованием данных из любого запроса или таблицы в вашей базе данных.

В этом уроке вы узнаете, как создавать , изменять и печатать отчеты.

Мы покажем вам, как создавать отчеты из таблиц и запросов в выборочной базе данных пекарни. Если вы хотите следовать, загрузите наш пример и используйте его, чтобы следовать процедурам, продемонстрированным в этом уроке.

Отчеты дают вам возможность представить компоненты вашей базы данных в удобном для чтения формате для печати. Access 2010 позволяет создавать отчеты из таблиц и запросов .

Чтобы создать отчет:

  1. Откройте таблицу или запрос, который вы хотите использовать в своем отчете. Мы хотим распечатать список заказов в прошлом месяце, поэтому мы откроем наш запрос заказов .
    Запрос, который мы будем использовать в нашем отчете
  2. Выберите вкладку « Создать » на ленте и найдите группу « Отчеты ». Нажмите команду « Отчет» .
    Команда «Отчет»
  3. Access создаст новый отчет на основе вашего объекта.
  4. Вероятно, некоторые из ваших данных будут расположены на другой стороне разрыва страницы . Чтобы исправить это, измените размер полей. Просто выберите поле, затем щелкните и перетащитеего край, пока поле не станет нужным. Повторяйте с дополнительными полями, пока все ваши поля не подойдут.
    Изменение размеров полей в отчете
  5. Чтобы сохранить отчет, нажмите кнопку « Сохранить» на панели быстрого доступа . При появлении запроса введите имя для своего отчета и нажмите « ОК» .
    Сохранение и написание отчета

Подобно таблицам и запросам, отчеты можно сортировать и фильтровать . Просто щелкните правой кнопкой мыши поле, которое вы хотите сортировать или фильтровать, затем выберите нужную функцию сортировки или фильтрации.

Фильтрация отчета

Удаление полей

Вы можете обнаружить, что ваш отчет содержит некоторые поля, которые вам действительно не нужны. Например, наш отчет содержит поле Zip Code , которое не обязательно в этом списке заказов. К счастью, вы можете удалять поля в отчетах, не затрагивая таблицу или запрос, где вы вытащили ваши данные.

Чтобы удалить поле в отчете:

  1. Щелкните любую ячейку в поле, которое вы хотите удалить.
  2. Нажмите клавишу « Удалить» .

Когда вы удаляете поле, обязательно удалите его заголовок. Просто выберите заголовок и нажмите клавишу « Удалить» .

Удаление заголовка поля после удаления соответствующего поля

Печать и сохранение отчетов в режиме предварительного просмотра

Хотя вы можете печатать отчеты с помощью команд в представлении Backstage , вы также можете использовать Предварительный просмотр . Предварительный просмотр показывает, как ваш отчет будет отображаться на распечатанной странице. Он также позволяет вам изменять способ отображения отчета, распечатывать его и даже сохранять его как другой тип файла.

Нажмите кнопку в интерактивном ниже, чтобы узнать о предварительном просмотре .

маркированная графика

Чтобы распечатать отчет:
  1. На вкладке « Главная » ленты выберите команду « Просмотр» и выберите « Предварительный просмотр» в раскрывающемся списке. Ваш отчет будет показан, как он появится на распечатанной странице.
    Переключение на просмотр предварительного просмотра
  2. При необходимости измените размер страницы , ширину поля и ориентацию страницы, используя соответствующие команды на ленте.
    Команды настройки страницы в предварительном просмотре
  3. Нажмите команду « Печать» .
    Команда «Печать»
  4. Появится диалоговое окно « Печать ». Задайте любые параметры печати, затем нажмите « ОК» .

Сохранение отчетов

Вы можете сохранять отчеты в других форматах, чтобы они могли отображаться вне Access. Это называется экспорт файла, и он позволяет просматривать и даже изменять отчеты в других форматах и ​​программах.

Доступ предлагает варианты сохранения отчета в виде файла Excel, текстового файла, PDF , файла XPS , вложения электронной почты , текстового файла или HTML-документа . Поэкспериментируйте с различными вариантами экспорта, чтобы найти тот, который наилучшим образом соответствует вашим потребностям.

Чтобы экспортировать отчет:

  1. На вкладке « Главная » ленты выберите команду « Просмотр» и выберите « Предварительный просмотр» в раскрывающемся списке.
  2. Найдите группу данных на ленте.
  3. Выберите одну из опций типа файла на ленте или нажмите « Дополнительно», чтобы просмотреть параметры сохранения отчета в виде файла Word или HTML .
    Параметры экспорта отчета
  4. Сохраните файл.
    • Если вы сохраняете отчет как файл PDF или XPS :
      1. Выберите место, где вы хотите сохранить отчет.
      2. Поместите курсор в текстовое поле имени файла и введите имя для своего отчета, если вы хотите назвать его чем-то иным, чем заголовок отчета.
      3. В раскрывающемся меню « Сохранить как» выберите PDF или XPS .
      4. Выберите качество файла , щелкнув Стандарт для отчетов, которые вы планируете распечатать, или Оптимизирован для отчетов, которые вы планируете использовать в основном в Интернете.
      5. После того, как вы удовлетворены своими настройками, нажмите « Опубликовать», чтобы сохранить отчет.
        Сохранение отчета в виде файла PDF или XPS
    • Если вы сохраняете отчет как любой другой тип файла:
      1. Нажмите « Обзор», чтобы указать местоположение и имя файла, затем нажмите « Сохранить» .
      2. В диалоговом окне « Экспорт » установите флажки, чтобы выбрать нужные параметры сохранения, если это применимо.
      3. Нажмите « ОК», чтобы экспортировать отчет.
        Сохранение отчета в виде файла Excel, Word, текста или HTML
  5. Появится диалоговое окно, уведомляющее вас о том, что ваш файл был успешно сохранен. Нажмите « Закрыть», чтобы вернуться к вашему отчету.

Задание!

  1. Если вы еще этого не сделали, загрузите нашу пробную базу данных и откройте ее.
  2. Откройте запрос Customer Who Live Near и используйте его для создания отчета.
  3. Измените размер полей и строк так, чтобы вся информация была видна.
  4. Переместите все поля, расположенные с правой стороны разрыва страницы, на ту же страницу, что и другие поля.
  5. Экспортируйте отчет в формате PDF .

Залишити відповідь