Сохранение книг

Вы сохраняете книгу в первый раз? Сохранение его как другого имени? Разделять его с тем, у кого нет Excel 2010? Есть много способов поделиться и получить книги , которые повлияют на то, как вам нужно сохранить файл.

В этом уроке вы узнаете, как использовать команды « Сохранить и сохранить как» , как сохранить как книгу, совместимую с Excel 97-2003 , и как сохранить в виде PDF .

Когда вы создаете новую книгу в Excel, вам нужно будет узнать, как ее сохранить для доступа и редактирования позже. Excel позволяет сохранять документы несколькими способами.

Необязательно: этот пример можно загрузить для дополнительной практики.

Чтобы использовать команду «Сохранить как»:

«Сохранить как» позволяет выбрать имя и место для вашей книги. Используйте его, если вы сохраняете книгу в первый раз или хотите сохранить другую версию книги при сохранении оригинала.

  1. Перейдите на вкладку « Файл ».
  2. Выберите « Сохранить как» .
    Нажмите «Сохранить как»
  3. Появится диалоговое окно « Сохранить как ». Выберите место, где вы хотите сохранить книгу.
  4. Введите имя для книги, затем нажмите « Сохранить» .
    Диалоговое окно «Сохранить как»

Если вы используете Windows 7 , вы, скорее всего, захотите сохранить файлы в своей библиотеке документов . Для других версий Windows вы, скорее всего, захотите сохранить файлы в папке « Мои документы» . Для получения дополнительной информации ознакомьтесь с нашими уроками по Windows 7 и Windows XP .

Чтобы использовать команду «Сохранить»:

  1. Нажмите кнопку « Сохранить» на панели быстрого доступа .
    Сохранение книги
  2. Рабочая книга будет сохранена в ее текущем местоположении с тем же именем файла.

Если вы сохраняете первый раз и выберите « Сохранить» , появится диалоговое окно « Сохранить как ».

Чтобы использовать функцию автовосстановления:

Excel автоматически сохраняет ваши книги во временную папку во время работы над ними. Если вы забыли сохранить изменения или если Excel сработает, вы можете восстановить файл с автосохранением.

  1. Откройте книгу, которая ранее была закрыта без сохранения.
  2. В представлении Backstage щелкните Info .
  3. Если есть автосохраненные версии вашей книги, они появятся в разделе « Версии» . Нажмите на файл, чтобы открыть его.
    Открытие файла с автосохранением
  4. На ленте рабочей книги появится желтая предупреждающая записка. Чтобы восстановить эту версию рабочей книги, нажмите « Восстановить» , затем нажмите « ОК» .
    Восстановление файла

По умолчанию Excel автоматически работает каждые 10 минут. Если вы редактируете рабочую книгу в течение менее 10 минут, Excel не может создать автосохраненную версию.

Если вы не видите файл, который ищете, или если вы ищете автосохраненную версию файла, у которого нет ранее сохраненных версий, вы можете просмотреть все автосохраненные файлы, нажав кнопку « Управление версиями» и выбрав « Восстановить несохраненные рабочие книги» в раскрывающемся меню.

Доступ ко всем файлам автосохранения

Чтобы сохранить книгу Excel 97-2003:

Вы можете делиться своими книгами с любым человеком, использующим Excel 2010 или 2007, потому что они используют тот же формат файла . Однако более ранние версии Excel используют другой формат файла, поэтому, если вы хотите поделиться своей книгой с кем-то, использующим более раннюю версию Excel, вам нужно будет сохранить ее в качестве книги Excel 97-2003 .

  1. Перейдите на вкладку « Файл ».
  2. Выберите « Сохранить как» .
  3. В раскрывающемся меню « Сохранить как» выберите Excel 97-2003 Workbook .
    Сохранение в виде файла рабочей книги Excel 97-2003
  4. Выберите место, где вы хотите сохранить файл.
  5. Введите имя файла, затем нажмите « Сохранить» .

Чтобы сохранить как PDF:

Сохранение вашей книги как документа Adobe Acrobat , называемого PDF-файлом, может быть особенно полезно, если у ваших получателей нет Excel. PDF-файл позволит получателям просматривать содержимое из вашей книги, но они ничего не смогут редактировать. Если вы не знаете, как выглядит PDF-документ , вы можете загрузить наш пример PDF для этого урока.

  1. Перейдите на вкладку « Файл ».
  2. Выберите « Сохранить как» .
  3. В раскрывающемся меню « Сохранить как» выберите PDF .
    Сохранение в виде файла PDF
  4. Выберите место, где вы хотите сохранить файл.
  5. Введите имя файла, затем нажмите « Сохранить» .

Excel по умолчанию сохраняет только активный лист. Если у вас несколько листов и вы хотите сохранить их все в одном файле PDF, нажмите « Параметры» . Появится диалоговое окно «Параметры». Выберите « Вся рабочая книга» в диалоговом окне «Параметры», затем нажмите « ОК» .

Доступ к диалоговому окну Параметры
Выбор всей рабочей книги

Задание!

  1. Откройте существующую книгу Excel 2010 . Если вы хотите, вы можете использовать этот пример .
  2. Используя команду Сохранить как , сохраните книгу с именем файла Trial .
  3. Сохраните книгу как файл PDF .
  4. Закройте книгу.
  5. Откройте еще одну существующую книгу Excel 2010.
  6. Сохраните книгу, чтобы она совместима с Excel 2003 .
  7. Закройте книгу.

Залишити відповідь