Слияние писем

Mail Merge – полезный инструмент, который позволит вам легко создавать несколько букв, меток, конвертов, наметей и т. Д., Используя информацию, хранящуюся в списке, базе данных или электронной таблице. В этом уроке вы узнаете, как использовать мастер слияния для создания источника данных и буквы формы , а также изучить другие функции мастера.

Когда вы выполняете слияние писем , вам понадобится документ Word (вы можете начать с существующего или создать новый) и список получателей , который обычно является книгой Excel . Если вы хотите работать вместе с уроком, вы можете загрузить приведенные ниже примеры.

Использование слияния:

  1. Откройте существующий документ Word или создайте новый .
  2. Перейдите на вкладку « Рассылки ».
  3. Нажмите кнопку « Начать отправку писем» .
  4. Выберите Мастер создания слияния по шагам .
    Выбор мастера создания слияния по шагам

Появится панель задач «Слияние» и проведет вас через шесть основных шагов для завершения слияния. Ниже приведен пример создания формы письма и слияния буквы с списком получателей .

Шаг 1:

  1. Выберите тип документа, который вы хотите создать. В этом примере выберите « Письма» .
    Выбор документа
  2. Нажмите « Далее». Запуск документа для перехода к шагу 2.

Шаг 2:

  1. Выберите Использовать текущий документ .
    Выбор исходного документа
  2. Нажмите « Далее»: выберите получателей, чтобы перейти к шагу 3.

Шаг 3:

Теперь вам понадобится список адресов, чтобы Word мог автоматически помещать каждый адрес в документ. Список может быть в существующем файле, например книге Excel , или вы можете ввести новый список адресов из Мастера слияния.

  1. На панели задач « Слияние» выберите « Использовать существующий список» и нажмите « Обзор» .
    Просмотр источника данных
  2. Найдите файл в диалоговом окне (возможно, вам придется перейти к другой папке), а затем нажмите « Открыть» .
    Выбор файла
  3. Если список адресов находится в книге Excel, выберите лист , содержащий список, затем нажмите « ОК».
    Выбор таблицы
  4. В диалоговом окне « Получатели слияния » вы можете проверить или снять отметку с каждого получателя, чтобы определить, какие из них используются в слиянии. Когда все будет готово, нажмите « ОК», чтобы закрыть диалоговое окно.
    Использовать флажки для включения или исключения получателей.
  5. На панели задач « Слияние» нажмите « Далее»: напишите письмо, чтобы перейти к шагу 4.

Если у вас нет существующего списка адресов, вы можете нажать кнопку « Тип нового списка» и нажать « Создать» . Затем вы можете ввести свой список адресов.

Шаг 4:

Теперь вы готовы написать свое письмо. Когда он будет напечатан, каждая копия письма будет в основном одинаковой, за исключением того, что данные получателя, такие как имя и адрес, будут разными на каждом из них. Вам нужно будет добавить заполнители для данных получателей, чтобы Mail Merge точно знал, где добавить данные. Если вы используете Mail Merge с существующей буквой, убедитесь, что файл открыт.

Чтобы вставить данные получателя:

  1. Поместите точку ввода в документ, где вы хотите, чтобы информация отображалась.
  2. Выберите « Адресный блок» , « Приветствие» , « Электронная почта» или « Другие элементы» в панели задач.
    Вставка адресного блока
  3. В зависимости от вашего выбора может появиться диалоговое окно с различными параметрами. Выберите нужные параметры и нажмите « ОК» .
    Настройка форматирования блока адресов
  4. Заполнитель появляется в вашем документе (например: «AddressBlock» ).
  5. Повторяйте эти шаги каждый раз, когда вам нужно ввести информацию из вашей записи данных.
  6. На панели задач « Слияние» нажмите « Далее». Просмотрите ваши письма, чтобы перейти к шагу 5.

Для некоторых букв вам нужно будет только добавить блок «Адрес» и « Приветствие» . Иногда, однако, вы можете захотеть разместить данные получателя в тексте письма для дальнейшей персонализации .

Шаг 5:

  1. Предварительный просмотр букв, чтобы убедиться, что информация из списка получателей отображается правильно в письме. Вы можете использовать стрелки влево и вправо для просмотра каждого документа.
    Предварительный просмотр букв
  2. Нажмите « Далее». Завершите слияние, чтобы перейти к шагу 6.

Шаг 6:

  1. Нажмите Печать, чтобы распечатать буквы.
    Печать букв
  2. Откроется диалоговое окно « Слияние к принтеру ». Нажмите « Все» , затем нажмите « ОК» .
    Диалоговое окно «Слияние к принтеру»
  3. Появится диалоговое окно « Печать ». При необходимости отрегулируйте параметры печати, затем нажмите « ОК» .
    Диалоговое окно «Печать»

Задание!

  1. Откройте существующий документ Word . Если вы хотите, вы можете использовать этот пример .
  2. Загрузите список получателей .
  3. Используйте мастер слияния, чтобы объединить букву с списком получателей .
  4. Поместите блок адресов в верхней части страницы и приветственную линию над телом письма.
  5. Распечатайте документ.

Залишити відповідь