Отслеживание изменений

Скажем, кто-то попросил вас исправить лист. Если у вас есть печатный экземпляр, вы можете использовать красную ручку, чтобы вычеркивать данные ячейки, отмечать орфографические ошибки или добавлять комментарии в полях. Тем не менее, вы также можете использовать все эти вещи в Excel, используя функции отслеживания изменений и комментариев .

Когда вы закончите рассмотрение рабочего листа, другой человек может автоматически принять все ваши изменения или решить, принимать или отклонять каждое изменение по одному. В этом уроке вы узнаете, как отслеживать изменения , добавлять комментарии и сравнивать две версии рабочего листа. Вы также узнаете, как подготовить окончательную версию для совместного использования, в том числе, как проверить правописание .

Когда вам нужно сотрудничать с содержимым электронной таблицы, или если вам нужен кто-то, чтобы проверить ваш рабочий лист – функции отслеживания изменений и комментариев Excel облегчают вам совместную работу с другими.

Необязательно: этот пример можно загрузить для дополнительной практики.

О изменениях отслеживания

Когда вы включаете опцию Track Changes , каждое изменение, которое вы делаете на листе, будет выделеноуникальной рамкой и индикатором. Наведение указателя мыши на выделенную ячейку отображает детали изменения. Это позволяет другому человеку увидеть, какие изменения были сделаны, прежде чем сделать их постоянными.

Рабочий лист с отслеживаемыми изменениями

Цвета из основных моментов будут варьироваться в зависимости от того, кто рассматривает этот документ, поэтому , если есть несколько рецензентов вы сможете сразу сказать , кто сделал каждое изменение.

Есть некоторые изменения, которые Excel не может отслеживать. Ознакомьтесь с изменениями, которые Excel не отслеживает и не выделяет .

Чтобы включить отслеживание изменений:

  1. Перейдите на вкладку « Обзор ».
  2. Нажмите « Изменить дорожки» , затем выберите « Выделить изменения» в раскрывающемся меню.
    Выделите отслеживаемые изменения
  3. Появится диалоговое окно « Выделение изменений ».
  4. Установите флажок Следовать за изменениями во время редактирования .
  5. Убедитесь, что флажок отмечен для выделения изменений на экране . Это покажет ваши изменения во время работы.
  6. Нажмите « ОК» .
    Включение изменений дорожки
  7. При появлении запроса нажмите « ОК», чтобы Excel сохранил вашу книгу.
  8. Теперь отслеживание изменений активировано. Любые изменения, внесенные на рабочий лист, будут выделены уникальной рамкой и индикатором.
    Рабочий лист с отслеживаемыми изменениями

Ваша книга будет автоматически передаваться при включении изменений дорожки. Общие книги предназначены для хранения, когда другие пользователи, такие как пользователи в одной сети, могут одновременно получать и редактировать рабочую книгу. Тем не менее, вы также можете отслеживать изменения в локальной или личной копии, как видно на этом уроке.

Чтобы отключить отслеживание изменений:

  1. На вкладке « Обзор » нажмите « Отслеживание изменений» . Затем в раскрывающемся меню выберите « Выделить изменения» .
  2. Снимите флажок рядом с изменениями дорожки во время редактирования .
    Отключение изменений дорожки
  3. Нажмите « Да», чтобы подтвердить, что вы хотите отключить «Изменения дорожки» и прекратить совместное использование вашей книги.
    Удаление рабочей книги из общего режима

Отключение отслеживания изменений приведет к удалению любых отслеживаний, которые произошли в вашей книге. Вы не сможете просматривать, принимать или отклонять изменения; вместо этого они будут автоматически применены к вашей книге. Всегда проверяйте изменения на рабочем листе перед отключением изменений дорожки.

Добавление и удаление комментариев

Иногда вам может потребоваться добавить комментарий к рабочему листу, чтобы обеспечить обратную связь для автора вместо изменения содержимого. Комментарии выделены уникальным индикатором и могут быть прочитаны оригинальным автором или другими рецензентами.

Добавить комментарий:

  1. Выберите ячейку, в которой должен появиться комментарий.
    Выбор ячейки
  2. На вкладке « Обзор » нажмите команду « Новый комментарий» .
    Команда Новый комментарий
  3. Введите свой комментарий.
    Ввод комментария
  4. Красный индикатор в верхнем правом углу показывает, что в этой ячейке есть комментарий.
    Индикатор комментария
  5. Наведите указатель мыши на ячейку, чтобы просмотреть комментарий.
    Просмотр комментария

Чтобы отредактировать комментарий:

  1. Выберите ячейку, содержащую комментарий, который вы хотите изменить.
  2. На вкладке « Обзор » нажмите команду « Редактировать комментарий» (где раньше была команда «Новый комментарий»).
    Изменить команду комментария
  3. Редактируйте свой комментарий.
    Редактирование комментария

Чтобы удалить комментарий:

  1. Выберите ячейку, содержащую комментарий, который вы хотите удалить.
  2. На вкладке « Обзор » нажмите команду « Удалить» .
    Удалить команду
  3. Комментарий будет удален.

Принятие и отклонение изменений

Отслеживаемые изменения – это действительно предлагаемые изменения. Чтобы стать постоянными, их нужно принять . С другой стороны, исходный автор может не согласиться с некоторыми отслеживаемыми изменениями и отказаться от них.

Чтобы принять или отклонить изменения:

  1. На вкладке « Обзор » нажмите « Отслеживание изменений» . Затем выберите « Принять / отклонить изменения» в раскрывающемся меню.
    Команда Accept / Reject Changes
  2. В ответ на приглашение Excel сохранит вашу книгу.
  3. Определите, какие изменения вы хотите принять или отклонить. В этом примере мы рассмотрим все изменения, которые мы еще не рассмотрели .
    Определение того, какие изменения принимать или отклонять
  4. Нажмите « ОК» .
  5. Появится диалоговое окно « Принять или отклонить изменения ».
  6. Нажмите « Принять» или « Отклонить» для каждого изменения документа. Excel будет циклически переключаться между каждым изменением автоматически, пока вы не обратились ко всем.
    Принятие или отклонение каждого изменения

Чтобы принять или отклонить все изменения сразу, нажмите « Принять все» или « Отклонить все» в диалоговом окне «Принять или отклонить изменения».

Настройка изменений изменений

Иногда бывает трудно увидеть, что было изменено в общей книге. Понимание большого количества отзывов также может быть проблематичным, если ваш рабочий лист содержит несколько комментариев. Есть несколько настроек, которые вы можете использовать, чтобы настроить способ просмотра изменений и комментариев.

Альтернативой просмотру изменений как основных элементов на вашем листе, вы можете просмотреть их на новом листе, который иногда называется историей изменений . В истории изменений перечислены все изменения в вашем рабочем листе, включая старое значение – то, что используется ячейкой для хранения, и новое значение – то, что содержит ячейка.

Чтобы перечислить изменения на отдельном листе:

  1. Сохраните свою книгу.
  2. На вкладке « Обзор » нажмите « Отслеживание изменений» . Затем в раскрывающемся меню выберите « Выделить изменения» .
  3. Установите флажок «Изменить список» на новом листе .
    Изменение листинга на отдельном листе
  4. Нажмите « ОК» .
  5. Изменения будут перечислены в новом листе, который называется History .
    Лист истории изменений

Чтобы удалить лист истории из вашей книги, вы можете снова сохранить свою книгу или снять флажок рядом с изменениями списка на новом листе .

Чтобы показать или скрыть комментарии:

  1. Выберите ячейку, содержащую комментарий.
  2. На вкладке « Обзор » нажмите команду « Показать / скрыть комментарий», чтобы показать комментарий.
    Показать / скрыть команду комментария
  3. Комментарий останется на дисплее, если вы не наведите указатель мыши на ячейку.
    Комментарий на дисплее
  4. Нажмите кнопку « Показать / Скрыть комментарий» еще раз, чтобы скрыть комментарий.

Нажмите кнопку « Показать все комментарии», чтобы сразу просмотреть каждый комментарий на листе.

Завершение и защита вашей книги

Прежде чем отправлять книгу, найдите минутку, чтобы подготовить окончательную копию. В Excel есть инструменты, которые могут спасти вас от совместного использования книги, содержащей орфографические ошибки или информацию о самой книге, которую вы не хотите видеть получателям. Используйте команду « Орфография», чтобы находить и редактировать любые слова с ошибками ; используйте Document Inspector для поиска и удаления любых скрытых данных или личной информации , хранящихся в рабочей книге, таких как скрытые комментарии, невидимые объекты и пути к файлам; и рассмотрите варианты Protect Workbook , которые предназначены для того, чтобы другие пользователи не вносили нежелательных изменений в вашу книгу.

Чтобы проверить правописание:

  1. Выберите ячейки, которые вы хотите проверить.
  2. Нажмите кнопку « Правописание» на вкладке «Обзор».
    Выбор команды Орфография
  3. Откроется диалоговое окно « Правописание ». В диалоговом окне «Правописание» вы можете просматривать и редактировать любые слова с ошибками.

Вы также можете проверить правописание каждой ячейки на активном листе, выбрав любую пустую ячейку на листе и нажав команду « Орфография» .

Игнорирование орфографических «ошибок»

Бывают случаи, когда Excel скажет, что что-то является ошибкой, когда это не так. Это часто случается с именами людей, которые не могут быть в словаре. Даже если Excel говорит, что что-то является ошибкой, вы можете не изменять его. Вы можете выбрать три варианта:

  • Игнорировать один раз: это будет пропускать слово без его изменения.
  • Игнорировать все: это пропустит слово без его изменения, а также пропустит все остальные экземпляры этого слова на листе.
  • Добавить в словарь: Это добавляет слово в словарь, поэтому оно никогда не появится снова как ошибка. Прежде чем выбирать эту опцию, убедитесь, что слово написано правильно.

Чтобы использовать Инспектор документов:

  1. В представлении Backstage щелкните Info .
  2. Нажмите кнопку « Проверить наличие проблем» . Появится раскрывающееся меню.
  3. Выберите « Проверить документ» . Появится диалоговое окно.
    Выбор команды «Проверка документа»
  4. Установите флажки рядом с содержимым, которое вы хотите проверить. Чтобы снять выделение с поля, щелкните его еще раз, и галочка исчезнет.
  5. Нажмите « Осмотреть» .
    Диалоговое окно «Инспектор документов»
  6. После завершения инспекции документов появится новое диалоговое окно, в котором вы сможете просмотреть результаты проверки . Нажмите кнопку « Удалить все» рядом с любой информацией, которую вы хотите удалить.

Рекомендуется сохранить дополнительную копию вашей книги, прежде чем использовать Инспектор документов для удаления информации, поскольку некоторые изменения не могут быть отменены.

Защита вашей книги

По умолчанию любой, у кого есть доступ к вашей книге, сможет открывать, копировать и изменять любую ее часть, если вы ее не защитите. Существует множество способов защитить вашу книгу, в зависимости от ваших потребностей. Например, вы можете пометить свою книгу как окончательную, настроить ее с помощью пароля, наложить ограничения на тех, кто может вносить изменения, или сделать так, чтобы только определенные ячейки или функции рабочей книги были изменены.

Чтобы защитить свою книгу:

  1. Перейдите на вкладку « Файл », чтобы получить доступ к представлению Backstage .
  2. На панели « Информация» щелкните команду « Защитить рабочую книгу» .
  3. Выберите вариант, который наилучшим образом соответствует вашим потребностям. В этом примере мы выберем Mark как Final. Пометка вашей книги как окончательной является способом препятствовать другим вносить изменения в книгу. Он будет предупреждать тех, кто его открывает, что команды ввода, редактирования и коррекции недоступны.
    Выбор опции «Защитить книгу»
  4. Нажмите « ОК» .
    Маркировка книги как окончательной
  5. Появится другое диалоговое окно. Нажмите OK для подтверждения.
    Выбор команды «Проверка документа»

Задание!

  1. Откройте существующую книгу Excel 2010 . Если вы хотите, вы можете использовать этот пример .
  2. Включите изменения дорожки .
  3. Удалите, добавьте или отредактируйте текст в нескольких ячейках.
  4. Добавьте несколько комментариев .
  5. Покажите все комментарии, затем скройте их.
  6. Сохраните свою книгу , а затем перечислите отслеживаемые изменения на отдельном листе (также известном как история изменений ).
  7. Примите все изменения и отключите отслеживание изменений.
  8. Выполните проверку орфографии, чтобы подготовить окончательную копию.
  9. Используйте « Инспектор документов», чтобы проверить книгу.
  10. Отметьте книгу как окончательную . Если вы не можете выбрать этот параметр, убедитесь, что Track Changes отключены.

Залишити відповідь