Основы таблиц

Хотя в Access 2010 существует четыре типа объектов базы данных, таблицы , возможно, являются наиболее важными. Даже когда вы используете формы, запросы и отчеты, вы все еще работаете с таблицами, потому что там хранятся ваши данные . Таблицы лежат в основе любой базы данных, поэтому важно понять, как их использовать.

В этом уроке вы узнаете, как открывать таблицы , создавать и редактировать записи , а также изменять внешний вид вашей таблицы, чтобы упростить просмотр и работу.

В этом уроке мы будем работать с таблицами в нашей примерной базе данных. Если вы хотите следовать, загрузите наш пример и используйте его, чтобы следовать процедурам, продемонстрированным в этом уроке.Если вы новичок в Microsoft Access, вам необходимо изучить основы работы с таблицами, чтобы вы могли открывать, перемещаться, добавлять информацию и редактировать их.

Чтобы открыть существующую таблицу:

  1. Откройте свою базу данных и найдите область переходов .
  2. В области переходов найдите таблицу, которую вы хотите открыть. Таблицы отмечены значком.
  3. Дважды щелкните имя таблицы. Он откроется и появится как вкладка в панели вкладок документов .
    Открытие таблицы

Понимание таблиц

Все таблицы состоят из горизонтальных строк и вертикальных столбцов с небольшими прямоугольниками, называемыми ячейками в местах пересечения строк и столбцов. В Access строки и столбцы называются записями и полями .

Записи, поля и ячейки в таблице Access

Поле представляет собой способ организации информации по типу. Подумайте о названии поля как о вопросе и каждой ячейке в этом поле в качестве ответа на этот вопрос.

Поля и имена полей

Запись является одна единица информации. Каждая ячейка в данной строке является частью записи этой строки. Каждая запись имеет свой идентификационный номер . В таблице каждый идентификационный номер уникален для своей записи и относится ко всей информации в этой записи. Идентификационный номер для записи не может быть изменен.

Записывает и записывает идентификационные номера

Каждая ячейка данных в вашей таблице является частью как поля, так и записи . Например, если у вас есть таблица имен и контактная информация, каждый человек будет представлен записью, и каждый фрагмент информации о каждом имени человека, номере телефона, адресе и т. Д. Будет содержаться в отдельном поле в строке этой записи.

Нажмите кнопки в интерактивном ниже, чтобы узнать, как перемещаться по таблице.

маркированная графика

Навигация по столам

Чтобы перемещаться по записям в таблице, вы можете использовать клавиши со стрелками вверх и внизпрокручивать вверх и вниз или использовать стрелки на панели навигации записи, расположенной в нижней части таблицы. Вы также можете найти любую запись в текущей открытой таблице, выполнив ее поиск, используя окно поиска записей . Просто поместите курсор в поле поиска, введите любое слово, которое появляется в записи, которую вы хотите найти, и нажмите Enter . Чтобы просмотреть дополнительные записи, соответствующие вашему поиску, нажмите Enter еще раз.

Использование панели навигации записи

Чтобы перемещаться между полями , вы можете использовать клавиши со стрелками влево и вправо или прокручивать влево и вправо .

Добавление записей и ввод данных

Ввод данных в таблицы в Access аналогичен вводу данных в Excel. Для работы с записями вам нужно будет ввести данные в ячейки . Если вам нужна помощь в вводе данных в записи, вы можете просмотреть наш урок « Основы ячеек» в нашем учебнике по Excel 2010 .

Чтобы добавить новую запись:

Существует три способа добавления новой записи в таблицу:

  • В группе « Запись » на вкладке « Главная » нажмите кнопку « Создать» .
    Добавление новой записи из ленты
  • На панели « Запись» в нижней части окна нажмите кнопку « Новая запись» .
    Добавление новой записи из панели навигации записи
  • Просто начните печатать в строке ниже вашей последней добавленной записи.
    Добавление новой записи путем ввода ниже последней записи

Иногда, когда вы вводите информацию в запись, выдается всплывающее окно, чтобы сообщить вам, что введенная вами информация недействительна. Это означает, что в поле, в котором вы работаете, есть правило проверки , которое является правилом о типе данных, которые могут отображаться в этом поле. Нажмите « ОК» , затем следуйте инструкциям во всплывающем окне, чтобы повторно ввести свои данные.

Пример предупреждения о валидации

Чтобы сохранить запись:

  1. Перейдите на вкладку « Главная » и найдите группу « Записи ».
  2. Нажмите кнопку « Сохранить» .
    Сохранение записи

Перед закрытием таблицы обязательно сохраните несохраненные записи. При закрытии таблицы Access не будет запрашивать сохранение.

Редактирование записей

Чтобы быстро отредактировать любую запись в таблице, просто нажмите ее и введите свои изменения. Тем не менее, Access также предлагает вам возможность находить и заменять слово в нескольких записях, а также полностью удалять записи.

Чтобы заменить слово в записи:

Вы можете редактировать несколько вхождений одного и того же слова, используя Find и Replace , который ищет термин и заменяет его другим термином.

  1. Перейдите на вкладку « Главная » и найдите группу « Найти ».
  2. Выберите команду « Заменить» . Появится диалоговое окно « Найти и заменить ».
    Команда «Найти»
  3. Нажмите поле « Найти:» и введите слово, которое вы хотите найти.
    Введите термин, чтобы найти
  4. Нажмите кнопку « Заменить с» и введите слово, которое вы хотите заменить оригинальным словом.
    Ввод текста замены
  5. Нажмите стрелку «Найти в  , чтобы выбрать область, которую вы хотите найти.
    • Выберите « Текущее поле», чтобы ограничить поиск выбранным в данный момент полем.
    • Выберите текущий документ для поиска по всей таблице.
    Выбор места в таблице для просмотра
  6. Нажмите стрелку « Сопоставление: стрелка», чтобы выбрать, насколько близко вы хотите, чтобы результаты соответствовали вашему поиску.
    • Выберите любую часть поля для поиска поискового запроса в любой части ячейки.
    • Выберите « Всего полей» для поиска только для ячеек, которые соответствуют вашему поисковому запросу.
    • Выберите « Начало поля» для поиска только для ячеек, которые начинаются с вашего поискового запроса.
    Выбор того, насколько близко записи будут соответствовать вашему поиску.
  7. Нажмите « Найти далее», чтобы найти следующее появление вашего поискового запроса.
    Нажмите «Найти», чтобы просмотреть следующее совпадение для вашего поиска.
  8. Нажмите « Заменить», чтобы заменить исходное слово на новое.
    Замена исходного слова новым

Хотя вы можете использовать Replace All для замены каждого экземпляра термина, заменяя его по одному, вы можете быть абсолютно уверены, что редактируете только нужные вам данные. Замена данных непреднамеренно может негативно повлиять на вашу базу данных.

Непреднамеренные последствия выбора Заменить все

Чтобы удалить запись:

  1. Выберите всю запись, щелкнув серой рамкой в левой части записи.
    Выбор записи
  2. Перейдите на вкладку « Главная » и найдите группу « Записи ».
  3. Нажмите кнопку « Удалить» . Запись будет удалена навсегда.
    Команда Удалить

Идентификационные номера, присвоенные записям, остаются неизменными даже после удаления записи. Например, если вы удалите 34-ю запись в таблице, последовательность идентификационных номеров записей будет читать … 32, 33, 35 , 36 … а не … 32, 33, 34 , 35, 36 .. ,

Отсутствует идентификационный номер после записи.

Изменение внешнего вида таблицы

Access 2010 предлагает несколько способов изменить внешний вид таблиц. Эти изменения касаются не только того, чтобы ваш стол выглядел красиво; они могут облегчить чтение таблицы.

Изменение размеров полей и строк

Если ваши поля и строки слишком малы или велики для данных, содержащихся в них, вы всегда можете изменить их размер, чтобы отображался весь текст.

Чтобы изменить размер поля:

  1. Поместите курсор над правой сеткой в поле . Ваша мышь станет двойной стрелкой Двойная стрелка .
    Изменение размера поля
  2. Нажмите и перетащите линию сетки вправо, чтобы увеличить ширину поля или влево, чтобы уменьшить ширину поля.
  3. Отпустите мышь. Ширина поля будет изменена.
    Поле с измененным размером, теперь с полным отображением текста

Чтобы изменить размер строки:

  1. Поместите курсор на нижнюю линию сетки в серой области слева от строки. Ваша мышь станет двойной стрелкой Двойная стрелка .
    Изменение размера строки
  2. Нажмите и перетащите линию сетки вниз, чтобы увеличить высоту строки или вверх, чтобы уменьшить высоту строки.
  3. Отпустите мышь. Высота строки будет изменена.
    Измененная строка, теперь с полным отображением текста

Скрытие полей

Если у вас есть поле, которое вы не планируете редактировать или не хотите, чтобы другие люди редактировали, вы можете скрыть его. Скрытое поле невидимо, но все еще является частью вашей базы данных. Данные в скрытом поле могут быть доступны из форм, запросов, отчетов и любых связанных таблиц.

Чтобы скрыть поле:

  1. Щелкните правой кнопкой мыши заголовок поля .
  2. В раскрывающемся меню выберите Скрыть поля .
    Скрытие поля
  3. Поле будет скрыто.

Если вы решите, что поле снова будет видимым, вы можете отобразить его. Просто щелкните правой кнопкой мыши любое название поля, затем выберите « Показать скрытые поля» . В диалоговом окне установите флажки для всех полей, которые вы хотите снова увидеть, затем нажмите « Закрыть» .

Отображение скрытого поля

Параметры форматирования таблиц

Цвет чередующихся строк

По умолчанию фон любой другой строки в таблице Access представляет собой несколько оттенков, более темных, чем фон остальной части таблицы. Этот более темный цвет чередующихся строк упрощает чтение вашей таблицы, предлагая визуальное различие между каждой записью и записями непосредственно выше и ниже нее.

Таблица с чередующимися цветами строк

Чтобы изменить цвет другой строки:

  1. Перейдите на вкладку « Главная » и найдите группу форматирования текста .
  2. Нажмите стрелку раскрывающегося списка « Альтернативный ряд» .
    Выпадающая стрелка Alternate Row Color
  3. Выберите цвет в раскрывающемся меню или выберите « Нет цвета», чтобы удалить цвет другой строки.
    Цветное меню «Цвет альтернативной строки»
  4. Цвет вашей альтернативной строки будет обновлен.
    Обновленный цвет чередующихся строк

Изменение линий сетки

Другим способом доступа упрощает чтение ваших таблиц путем добавления линий сетки, которые отмечают границы каждой ячейки. Gridlines – это тонкие линии, которые появляются между каждой ячейкой, строкой и столбцом таблицы. По умолчанию сетчатые линии темно-серого цвета и появляются со всех сторон ячейки, но вы можете изменить их цвет или скрыть нежелательные линии сетки.

Горизонтальные и вертикальные линии сетки

Чтобы настроить отображение линий сетки:

  1. Перейдите на вкладку « Главная » и найдите группу форматирования текста .
  2. Нажмите стрелку раскрывающегося списка Gridlines .
    Выпадающая стрелка Gridlines
  3. Выберите линии сетки, которые вы хотите отобразить. Вы можете выбрать горизонтальные линии сетки между строками, вертикальными линиями сетки между столбцами , обоими типами линий сетки или вообще ничем .
    Выбор горизонтальных линий сетки
  4. Строки сетки на вашем столе будут обновлены.
    Обновленные горизонтальные линии сетки

Дополнительные параметры форматирования

Чтобы просмотреть дополнительные параметры форматирования, нажмите стрелку форматирования Datasheet в нижнем правом углу группы форматирования текста .

Форматирование таблицы данных

Datasheet Форматирование диалоговое окно предлагает несколько дополнительных параметров форматирования, включая возможность изменять цвет фона, цвет линии сетки, а также границы и стиль линии. Он даже включает возможность просмотра таблицы образцов с вашими вариантами форматирования, поэтому поиграйте с различными вариантами форматирования, пока не получите таблицу, выглядящую так, как вы этого хотите.

Изменение цвета фона таблицы и стиля сетки

Задание!

  1. Если вы еще этого не сделали, загрузите нашу пробную базу данных и откройте ее.
  2. Откройте таблицу Customers .
  3. Добавьте новую запись в таблицу. Обязательно введите данные для каждого поля.
  4. введите запись с именем Tyra Kirby и замените ее именем по вашему выбору.
  5. Измените цвет другой строки .
  6. Скройте поле, затем отобразите его.

Залишити відповідь