Обобщение данных

Если количество данных на вашем листе становится подавляющим, создание контура может помочь. Это позволяет не только организовать ваши данные в группы, а затем отобразить или скрыть их из представления, но также позволяет суммировать данные для быстрого анализа с помощью команды «Итого» (например, подсчитывать стоимость офисных принадлежностей в зависимости от типа продукта).

В этом уроке вы узнаете, как изложить свой рабочий лист, чтобы суммировать и контролировать, как отображаются ваши данные.

Контуры дают вам возможность группировать данные, которые вы хотите показать или скрыть от просмотра, а также создать краткое резюме с помощью команды «Итого». Поскольку очертания полагаются на группировку данных, которые связаны между собой, вы должны отсортировать их до того, как сможете очертить . Для получения дополнительной информации вы можете ознакомиться с нашим уроком по сортировке данных .

Необязательно: этот пример можно загрузить для дополнительной практики.

Обобщение данных с использованием итоговой оценки

Команда Subtotal может использоваться для описания вашего рабочего листа несколькими способами. Он использует общие функции, такие как SUM, COUNT и AVERAGE, чтобы суммировать ваши данные и поместить их в группу . Чтобы узнать больше о функциях, посетите наш раздел «Работа с основными функциями» .

В этом примере мы будем использовать команду Subtotal для подсчета количества размеров футболки, которые были заказаны в местной средней школе. Это также добавит размер каждой футболки в группу, позволяя отобразить счет, но скрыть детали, которые не имеют решающего значения для размещения заказа (например, номер комнаты для студентов и дата оплаты).

Для выделения данных с использованием итоговой суммы:

  1. Сортировка в соответствии с данными, которые вы хотите описать. Контуры полагаются на группировку данных, которые связаны. В этом примере мы опишем рабочий лист по размеру футболки, который был отсортирован от минимального до самого большого.
    Сортировка по размеру футболки
  2. Выберите вкладку « Данные », затем найдите группу « Контур ».
  3. Нажмите кнопку « Итого», чтобы открыть диалоговое окно «Итого».
    Открытие диалогового окна «Итого»
  4. В поле « При каждом изменении поля» выберите столбец, который вы хотите использовать, чтобы очертить рабочий лист. В этом примере мы выберем размер футболки.
  5. В поле « Использовать функцию» выберите из списка функций, доступных для субтотализации. Мы будем использовать функцию COUNT для подсчета числа каждого размера.
  6. Выберите столбец, в котором вы хотите, чтобы промежуточный итог появился. Мы выберем столбец размера футболки.
  7. Нажмите « ОК» .
    Нажатие OK для промежуточного итога
  8. Содержание вашего рабочего листа будет изложено. Размер каждой футболки будет помещен в ее собственную группу, а промежуточный итог (в этом случае) будет указан ниже каждой группы.
    Обозначается с промежуточным итогом

Отображение и скрытие данных

Чтобы показать или скрыть группу:

  1. Щелкните знак минуса, также известный как символ « Скрыть деталь», чтобы свернуть группу.
    Скрытие расширенной группы
  2. Щелкните знак плюса, также известный как символ « Показать деталь», чтобы снова развернуть группу.
    Отображение свернутой группы

Вы также можете использовать команды Показать деталиили скрыть подробностина вкладке « Данные » в группе «Структура». Выберите ячейку в группе, которую вы хотите показать или скрыть, затем нажмите соответствующую команду.

Для просмотра групп по уровню:

Группы в вашей схеме, основанные на их иерархии, размещаются на разных уровнях. Вы можете быстро отобразить как можно меньше или столько информации, сколько хотите, щелкнув на символах уровня уровень 1, 2, 3слева от своего рабочего листа. В этом примере мы будем рассматривать уровни в порядке убывания, начиная со всего рабочего листа на дисплее, а затем заканчивая общим итогом. Хотя этот пример содержит только три уровня, Excel может вместить до восьми.

  1. Нажмите самый высокий уровень (уровень 3 в этом примере) для просмотра и расширения всех ваших групп. Просмотр групп на самом высоком уровне отобразит всю вашу рабочую таблицу.
    Просмотр данных на самом высоком уровне
  2. Нажмите следующий уровень (уровень 2 в этом примере), чтобы скрыть детали предыдущего уровня. В этом примере уровень 2 содержит каждый промежуточный итог.
    Просмотр данных на уровне 2
  3. Нажмите самый низкий уровень (уровень 1 в этом примере), чтобы отобразить самый низкий уровень детализации. В этом примере уровень 1 содержит только общую сумму.
    Просмотр данных на уровне 1

Удаление групп и субтитуляция

Чтобы разгруппировать данные:

  1. Выберите строки или столбцы, которые хотите разгруппировать. В этом примере мы разберем размер Small.
    Выбор ячеек для разгруппировки
  2. На вкладке « Данные » нажмите команду « Ungroup» . Диапазон ячеек будет разгруппирован.
    Разгруппирование выбранных ячеек

Чтобы разгруппировать все группы в вашей схеме, откройте раскрывающееся меню в разделе « Команда Ungroup» , затем выберите « Очистить контур» .

Ungroup и Clear Outline не удаляют субтотацию с вашего рабочего листа. Сводные или промежуточные данные останутся на месте и продолжают функционировать до тех пор, пока вы не удалите их.

Чтобы разгруппировать данные и удалить субтотальность:

  1. На вкладке « Данные » нажмите команду « Итого», чтобы открыть диалоговое окно «Итого».
  2. Нажмите « Удалить все» .
    Удаление групп и субтитуляция
  3. Все данные будут разгруппированы, а промежуточные итоги будут удалены.
    Данные без групп или субтитуляции

Создание собственных групп

Команда Group позволяет группировать любой диапазон ячеек – либо столбцов, либо строк. Он не вычисляет промежуточный итог или не полагается на сортируемые данные. Это дает вам возможность показывать или скрывать любую часть рабочего листа и отображать только необходимую информацию.

Чтобы создать и управлять своей собственной группой:

В этом примере мы подготовим список цветов и размеров футболки, которые должны быть распределены по каждому дому. Некоторые данные на листе не имеют отношения к распределению футболок; однако вместо того, чтобы удалять его, мы сгруппируем его, а затем временно скрыть его из вида.

  1. Выберите диапазон ячеек, которые вы хотите сгруппировать. В этом примере мы будем группировать столбцы First Name, Last Name и Payment.
    Выбор диапазона ячеек для группировки
  2. На вкладке « Данные » нажмите команду « Группа» .
    Группировка выбранных ячеек
  3. Excel будет группировать выбранные столбцы или строки.
    Сгруппированные ячейки
  4. Щелкните знак минуса, также известный как символ « Скрыть деталь», чтобы скрыть группу.
  5. Группа будет скрыта от просмотра.

    Нажмите, чтобы показать скрытую группу

Щелкните знак плюса, также известный как символ « Показать деталь», чтобы снова отобразить группу.

Задание!

  1. Откройте существующую книгу Excel 2010 . Если вы хотите, вы можете использовать этот пример .
  2. Обозначьте рабочий лист, используя команду « Итого» . Если вы используете пример, очертите размер футболки.
  3. Отобразите первый уровень групп в контуре.
  4. Отобразите самый высокий уровень, чтобы снова просмотреть весь рабочий лист.
  5. Создайте собственную группу строк или столбцов , затем скройте группу из представления.
  6. Разгруппируйте любой диапазон данных.
  7. Удалите субтиттинг со своего рабочего листа.

Залишити відповідь