О сортировке и фильтрации

Access 2010 дает вам возможность работать с огромным количеством данных, а это значит, что вам может быть сложно узнать что-либо о вашей базе данных, просто взглянув на нее. Сортировка и фильтрация – это два инструмента, которые позволяют настроить, как вы организуете и просматриваете свои данные, что делает его более удобным для работы.

В этом уроке вы узнаете, как сортировать и фильтровать записи.

Мы покажем вам, как сортировать и фильтровать записи с примерами из нашей примерной базы данных. Если вы хотите следовать, загрузите наш пример и используйте его, чтобы следовать процедурам, продемонстрированным в этом уроке.По сути, сортировка и фильтрация – это инструменты, которые позволяют организовать ваши данные. Когда вы сортируете данные, вы приводите их в порядок . Фильтрация данных позволяет скрыть неважные данные и сосредоточиться только на данных, которые вас интересуют.

Сортировка записей

Когда вы сортируете записи, вы вводите их в логический порядок , с похожими данными, сгруппированными вместе . В результате сортированные данные часто проще читать и понимать, чем несортированные данные. По умолчанию Access сортирует записи по их идентификационным номерам . Однако есть много других способов записи записей. Например, информация в базе данных, принадлежащей пекарне, может быть отсортирована несколькими способами:

  • Заказы можно сортировать по дате заказа или по фамилии клиентов, разместивших заказы.
  • Клиентов можно сортировать по имени или по городу или почтовому индексу, где живут клиенты.
  • Продукты можно сортировать по названию , категории (пироги, пирожные, кексы и т. Д.) Или цене .

Вы можете сортировать как текст, так и цифры двумя способами: в порядке возрастания и убывания . Восходящий означает идти вверх , так что при сортировке по возрастанию устроят цифры от наименьшего до наибольшего и текста от А до Z . По убыванию означает спуск или наибольшее значение для чисел и от Z до A для текста. Сортировка идентификационного номера по умолчанию, отображаемая в ваших таблицах, является восходящей сортировкой, поэтому сначала отображаются наименьшие идентификационные номера.

В нашем примере мы будем выполнять сортировку по таблице. Однако вы можете сортировать записи в любом объекте Access. Процедура в основном такая же.

Для сортировки записей:

  1. Выберите поле в ячейке, которую вы хотите отсортировать. В этом примере мы сортируем по фамилиям клиентов.
    Выбрав поле, щелкнув его заголовок
  2. Перейдите на вкладку « Главная » на ленте и найдите группу « Сортировка и фильтр ».
  3. Сортируйте поле, выбрав команду « Восходящий или нисходящий» .
    • Выберите « Восходящий», чтобы отсортировать текст от A до Z или отсортировать номера от самых маленьких до самых больших. Мы выберем это в нашем примере, потому что мы хотим, чтобы последние имена были в порядке A-to-Z.
    • Выберите « Спуск», чтобы отсортировать текст от Z до A или отсортировать номера от самых больших до самых маленьких.
    Команды по возрастанию и убыванию
  4. Теперь таблица будет отсортирована по выбранному полю.
    Одна и та же таблица с восходящей сортировкой применяется к полю Last Name
  5. Чтобы сохранить новый вид, нажмите кнопку « Сохранить» на панели быстрого доступа.
    Сохранение сортировки

После сохранения сортировки записи будут отсортированы таким образом, пока вы не выполните другой сортировку или не удалите текущий. Чтобы удалить сортировку, просто нажмите команду « Удалить сортировку» .

Удаление сортировки

Фильтрация записей

ilters позволяет просматривать только данные , которые вы хотите видеть . Когда вы создаете фильтр, вы устанавливаете критерии для данных, которые хотите отобразить. Затем фильтр выполняет поиск всех записей в таблице, находит те, которые соответствуют вашим критериям поиска, и временно скрывает те, которые этого не делают.

Фильтры полезны, потому что они позволяют сосредоточиться на конкретных записях, не отвлекаясь на данные, которые вам неинтересны. Например, если у вас есть база данных, включающая информацию о клиенте и заказе, вы можете создать фильтр для отображения только клиентов, живущих в определенном городе или только в заказах, содержащих определенный продукт. Просмотр этих данных с помощью фильтра будет гораздо удобнее, чем поиск его в большой таблице.

В наших примерах и пояснениях мы будем применять фильтры к таблицам. Однако вы можете применять фильтры к любому объекту Access. Процедура в основном такая же.

Чтобы создать простой фильтр:

  1. Нажмите стрелку раскрывающегося списка рядом с полем, в которое вы хотите отфильтровать. Мы будем фильтровать по городу, потому что мы хотим увидеть список клиентов, которые живут в определенном городе.
    Выбор поля для сортировки по
  2. Появится раскрывающееся меню с контрольным списком. В отфильтрованные результаты будут включены только проверенные элементы. Используйте следующие параметры, чтобы определить, какие элементы будут включены в ваш фильтр:
    • Выберите и снимите флажки по одному, установив флажки. Здесь мы отменим выбор всех параметров, кроме Cary .
    • Нажмите « Выбрать все», чтобы включить каждый элемент в фильтр. При нажатии кнопки « Выбрать все» второй раз снимите все элементы.
    • Нажмите « Пустой», чтобы настроить фильтр для поиска только записей без данных в выбранном поле.
    Установка фильтра для отображения только записей с помощью «Cary» в поле «Город»
  3. Нажмите « ОК» . Фильтр будет применен. В таблице наших клиентов теперь отображаются только клиенты, которые живут в Кэри.
    Отфильтрованный стол, теперь показывающий только записи для клиентов, которые живут в Кэри

Переключение фильтра позволяет включать и выключать его. Чтобы просмотреть записи без фильтра, просто нажмите кнопку Toggle Filter . Чтобы восстановить фильтр, щелкните его еще раз.

Удаление текущего фильтра командой Toggle Filter

Создание фильтра из выделения

Фильтрация по выбору позволяет выбрать конкретные данные из таблицы и найти данные , которые похожи или непохожи на него. Например, если вы работаете с базой данных в пекарне и хотите найти все продукты, чьи имена содержат слово шоколад , вы можете выбрать это слово в одном имени продукта и создать фильтр с этим выбором. Создание фильтра с выбором может быть более удобным, чем создание простого фильтра, если поле, в котором вы работаете, содержит много элементов.

Чтобы создать фильтр из выделения:

  1. Выберите ячейку или данные, с которыми вы хотите создать фильтр. Мы хотим увидеть список всех продуктов, содержащих слово « шоколад» в их именах, поэтому в поле « Название продукта» мы выберем слово « шоколад» .
    Выбор текста для фильтрации
  2. Выберите вкладку « Главная » на ленте и найдите группу « Сортировка и фильтр ».
  3. Нажмите стрелку раскрывающегося списка « Выбор» .
    Команда «Фильтр по выбору»
  4. Выберите тип фильтра, который вы хотите настроить:
    • Содержит только записи с ячейками, которые содержат выбранные данные. Мы выберем это, потому что хотим видеть записи, содержащие слово « шоколад» в любом месте названия.
    • Не содержит все записи, кроме тех, которые содержат ячейки, содержащие выбранные данные.
    • Ends With включает только записи, данные которых для выбранного поля заканчиваются поисковым запросом.
    • Не заканчивается. Включает все записи, кроме тех, чьи данные для выбранного поля заканчиваются поисковым термином.
    Установка фильтра для отображения только записей, содержащих слово «Шоколад»,
  5. Фильтр будет применен. В нашей таблице теперь отображаются только продукты со словом шоколад в их именах.
    Отфильтрованная таблица, показывающая только записи с «шоколадом» в названии продукта

Создание фильтра из поискового запроса

Вы также можете создать фильтр, введя поисковый запрос и указав способ соответствия данных данным терминам. Создание фильтра из поискового термина аналогично созданию фильтра из выделения.

Фильтрация текста по поисковому запросу

При фильтрации текста, введя слово для поиска, вы можете использовать некоторые из тех же параметров , которые вы используете при фильтрации с помощью выбора, как Содержит , Не содержит , Ends С , и не заканчивается . Вы также можете выбрать один из следующих вариантов:

  • Equals , который включает только записи с данными, которые идентичны выбранным данным
  • Не равно , что включает все записи, кроме данных, которые идентичны выбору
  • Begins With , который включает только записи, данные которых для выбранного поля начинаются с поискового запроса
  • Not Begin With , который включает все записи, кроме тех, чьи данные для выбранного поля начинаются с поискового запроса

Чтобы фильтровать текст по поисковому запросу:

  1. Нажмите стрелку раскрывающегося списка рядом с полем, в которое вы хотите отфильтровать. Мы хотим отфильтровать записи в нашей таблице заказов, чтобы отображать только те, которые содержат заметки с определенной информацией, поэтому мы нажмем стрелку в поле « Примечания» .
    Выбор поля для фильтрации по
  2. В раскрывающемся меню наведите указатель мыши на слова Text Filters . В появившемся списке выберите способ, которым фильтр должен соответствовать введенному вами термину. В этом примере мы хотим просмотреть только записи, чьи заметки указывают, что заказ был размещен для стороны. Мы выберем Contains, чтобы мы могли искать записи, содержащие слово party .
    Выбор настроек фильтра
  3. Появится диалоговое окно « Пользовательский фильтр ». Введите слово, которое вы хотите использовать в своем фильтре.
    Введите слово, которое будет искать фильтр.
  4. Нажмите « ОК» . Фильтр будет применен.
    Отфильтрованная таблица, теперь показывающая только записи, содержащие слово «сторона» в поле «Примечания»

Фильтрация чисел с поисковым термином

Процесс фильтрации номеров с поисковым термином аналогичен процессу фильтрации текста. Однако при работе с числами доступны различные параметры фильтрации. В дополнение к Равно и не равно , вы можете выбрать:

  • Более того, чтобы включать только записи с числами в этом поле, которые больше или равны числу, которое вы вводите
  • Меньше, чем включать только записи с номерами в этом поле, которые меньше или равны числу, которое вы вводите
  • Между включением записей с номерами, которые попадают в определенный диапазон

Чтобы фильтровать числа по поисковому запросу:

  1. Нажмите стрелку раскрывающегося списка рядом с полем, в которое вы хотите отфильтровать. Мы хотим отфильтровать записи в нашей таблице пунктов меню по цене, поэтому мы нажмем стрелку в поле « Цена» .
    Выбор поля для фильтрации по
  2. В раскрывающемся меню наведите указатель мыши на слова Number Filters . В появившемся списке выберите способ, которым фильтр будет соответствовать вашему поисковому запросу. В этом примере мы хотим создать фильтр, который покажет нам только недорогие предметы. Мы хотим видеть предметы под определенной ценой, поэтому мы выберем Less Than .
    Выбор настроек фильтра
  3. Появится диалоговое окно « Пользовательский фильтр ». Введите число или цифры, которые вы хотите использовать в своем фильтре. Мы напечатаем 5, чтобы фильтр показывал нам только пункты меню, стоимость которых не превышает 5 долларов.
    Ввод номера для фильтрации для
  4. Нажмите « ОК» . Фильтр будет применен.
    Отфильтрованная таблица, теперь показывающая только записи для пунктов меню стоимостью $ 5 или менее

Конкретные типы чисел могут включать в себя другие параметры фильтрации. Например, даты,хранящиеся в числовой форме (mm / dd / yy-eg, 12/01/2010), включают опции для фильтрации по периодам времени.

Фильтрация по дате

Задание!

  1. Если вы еще этого не сделали, загрузите нашу пробную базу данных и откройте ее.
  2. Откройте запрос под названием Cakes and Pies Sold .
  3. Примените фильтр к полю « Типы продуктов», в котором отображаются только торты .
  4. В Сумма Quantity поля, применить фильтр , который показывает только цифры больше , чем пять.
  5. Примените сортировку по возрастанию к полю Сумма количества .
  6. Сохраните базу данных.

Залишити відповідь