Мастер отчетов

Access 2010 предлагает несколько дополнительных опций для создания и изменения отчетов. Мастер отчетов является инструментом , который проведет вас через процесс создания сложных отчетов. Создав отчет, будь то с помощью Мастера отчетов или команды «Отчет», вы можете отформатировать его, чтобы он выглядел точно так, как вы хотите.

В этом уроке вы узнаете, как использовать Мастер отчетов для создания сложных отчетов. Вы также узнаете , как использовать доступ параметры форматирования для форматирования текста , отчет об изменениях цвета и шрифтов , и добавить логотип .

Мы покажем вам, как создавать и изменять отчеты с примерами из нашей примерной базы данных. Если вы хотите следовать, загрузите наш пример и используйте его, чтобы следовать процедурам, продемонстрированным в этом уроке.

При использовании команды « Отчет» это быстрый способ создания отчетов с текущего объекта, это не так полезно, если вы хотите создать отчет с данными из нескольких объектов. Мастер отчетов позволяет легко создавать отчеты с использованием полей из нескольких таблиц или запросов. Он даже позволяет вам выбирать, как будут организованы ваши данные .

Чтобы создать отчет с помощью Мастера отчетов:

  1. Перейдите на вкладку « Создать » и найдите группу « Отчеты ». Нажмите команду « Мастер отчетов» .
    Команда «Мастер отчетов»
  2. Откроется диалоговое окно « Мастер отчетов» .
    Диалоговое окно «Мастер отчетов»

Шаг 1. Выберите поля для включения в отчет.

  1. Нажмите стрелку раскрывающегося списка, чтобы выбрать таблицу или запрос, который содержит нужное поле или поля.
    Выбор таблицы, содержащей поля для включения в отчет
  2. Выберите поле из списка слева и нажмите стрелку вправо,  чтобы добавить его в отчет.
    Добавление полей в отчет
  3. Вы можете добавлять поля из более чем одной таблицы или запроса, повторяя вышеуказанные шаги. После того, как вы добавили нужные поля, нажмите « Далее» .
    Добавленные поля

Шаг 2. Организуйте отчет

Мастер отчетов предоставит вам параметры, позволяющие выбрать способ просмотра и организации ваших данных. Эти параметры группируются как данные в ваших полях и упорядочивают эти поля на несколько уровней, например, в сводном или маркированном списке.

Если вы создаете отчет только из одной таблицы или запроса, вы можете перейти к № 3 в этом разделе.

  1. Access предложит список нескольких вариантов организации. Выберите вариант из списка, чтобы просмотреть его.
    Варианты группировки
  2. Нажмите « Далее», когда вас устраивает базовая организация ваших данных.
  3. Если вас не устраивает способ организации ваших данных, теперь вы можете изменить уровни группировки.
    • Выберите поле из списка и нажмите стрелку вправо,  чтобы добавить его в качестве нового уровня.
      Добавление нового сгруппированного уровня
    • При необходимости измените порядок группируемых полей, выбрав поле и щелкнув стрелку Приоритет вверх или вниз, чтобы переместить ее вверх или вниз по уровню.
      При перемещении блока продаж на уровне группировки
  4. После того как вы удовлетворены организацией своего отчета, нажмите « Далее» .

Шаг 3. Сортировка данных отчета.

  1. Нажмите верхнюю стрелку раскрывающегося списка и выберите имя первого поля, которое вы хотите отсортировать.
  2. Нажмите кнопку справа, чтобы изменить сортировку на восходящий или нисходящий .
    Сортировка отчета
  3. Добавьте любые дополнительные виды. Вы можете сортировать до четырех полей . Сорт будет применяться сверху вниз, что означает, что сортировка в верхней части списка будет основной.
  4. Когда вас устраивает способ сортировки ваших данных, нажмите « Далее» .

В зависимости от выбранной вами группы данных ваши параметры сортировки могут быть ограничены.

Шаг 4: Выберите макет и заголовок

  1. Нажмите различные варианты макета, чтобы посмотреть, как они выглядят, и выберите один для использования в своем отчете.
  2. Выберите для своего отчета портретную (высокую) или альбомную (широкую) ориентацию.
    Настройка макета отчета
  3. После того как вы удовлетворены макетом отчетов, нажмите « Далее» .
  4. Поместите курсор в текстовое поле и введите заголовок, который вы хотите для своего отчета.
  5. Выберите, хотите ли вы просмотреть отчет или изменить его дизайн, затем нажмите « Готово» .
    Завершение отчета
  6. Ваш отчет будет создан и сохранен.

Как и в случае с другими отчетами, вам может потребоваться настроить размер и местоположениеполя и строки, чтобы убедиться, что все ваши данные соответствуют вашему желанию.

Форматирование отчетов

Одной из сильных сторон отчетов является то, что вы можете изменить их внешний вид, чтобы они выглядели так, как вы хотите. Вы можете добавить верхние и нижние колонтитулы в свой отчет, применить новые цвета к макету и даже добавить логотип . Все это может помочь вам создавать визуально привлекательные отчеты.

Изменение текста отчета

Основная часть информации в вашем отчете поступает прямо из запроса или таблицы, из которой вы ее построили, что означает, что вы не можете редактировать ее в отчете. Однако вы можете изменять, добавлять или удалять текст, заголовки и нижние колонтитулы, чтобы сделать отчет более понятным и понятным. Например, в нашем отчете мы решили, что нам не нужны заголовки полей, чтобы понять наши данные, поэтому мы их удалили .

При работе с текстовыми и текстовыми полями в отчетах вы можете использовать многие инструменты форматирования текста и формы, которые вы используете в других программах Office, для изменения цвета, шрифта и других параметров. Если вы не знаете, как выполнить базовое форматирование текста и формы, вы можете прочитать уроки форматирования текста и работы с фигурами из нашего учебника Word 2010 .

Наш отчет с применением простого форматирования текста

Изменение заголовка и нижнего колонтитула страницы

Чтобы просмотреть и изменить верхний и нижний колонтитулы , отображаемые на каждой странице вашего отчета, выберите команду « Вид» на ленте и перейдите в « Конструктивное представление» . Верхний и нижний колонтитулы расположены в белом пространстве под заголовками Page Header и Page Footer .

Верхний и нижний колонтитулы страницы в представлении дизайна

В зависимости от дизайна вашего отчета иногда вы можете обнаружить, что в верхнем и нижнем колонтитулах нет пробела, как на изображении выше. Если это так, вы должны изменить размер верхнего и нижнего колонтитулов, прежде чем вы сможете что-то добавить к ним. Просто нажмите и перетащите нижнюю границу верхнего или нижнего колонтитула, чтобы увеличить размер.

Изменение размера заголовка страницы

Чтобы добавить текст в верхний или нижний колонтитул:

  1. На ленте выберите вкладку « Дизайн » в группе « Инструменты проектирования отчетов» и найдите группу « Элементы управления ».
  2. Выберите команду « Ярлык» .
    Команда Label
  3. Поместите курсор в пустое пространство в верхнем или нижнем колонтитуле и нажмите и перетащите, чтобы создать свою метку. Отпустите мышь, когда она будет нужного размера.
    Нажатие и перетаскивание для создания ярлыка
  4. Поместите курсор в текстовое поле, нажмите один раз и введите нужный текст.
    Добавление текста на ярлык

Чтобы добавить дату и время в верхний или нижний колонтитул:

  1. На ленте выберите вкладку « Дизайн » в группе « Инструменты дизайна отчетов» и найдите группу « Верхний / нижний колонтитул ».
  2. Выберите команду « Дата и время» .
    Команда «Дата и время»
  3. Появится диалоговое окно « Дата и время ». Выберите нужные параметры форматирования. Появится предварительный просмотр текста, который будет включен в ваш отчет. Когда вас устраивает появление даты и времени, нажмите « ОК» .
    Выбор параметров в диалоговом окне «Дата и время»

По умолчанию в заголовке отображаются дата и время . Если вы хотите переместить их в нижний колонтитул , щелкните по дате и времени и перетащите их в нужное место.

Чтобы добавить номера страниц в верхний или нижний колонтитул:

  1. На ленте выберите вкладку « Дизайн » в группе « Инструменты дизайна отчетов» и найдите группу « Верхний / нижний колонтитул ».
  2. Выберите команду « Числа страниц» .
    Команда «Числа страниц»
  3. Появится диалоговое окно « Номера страниц» . Выберите формат номеров страниц.
    • Выберите страницу N, чтобы отобразить номер только текущей страницы.
    • Выберите Page N of M, чтобы отобразить номер текущей страницы и количество общих страниц.
  4. Выберите, следует ли указывать номера страниц в верхнем или нижнем колонтитуле.
  5. Нажмите стрелку раскрывающегося списка, чтобы выбрать выравнивание номеров страниц.
    Выбор параметров номера страницы в диалоговом окне «Номера страниц»
  6. Когда вас устраивают настройки, нажмите « ОК» .

Улучшение внешнего вида отчета

Чтобы добавить логотип:

  1. На вкладке Главная ленты ленты нажмите кнопку « Вид» и выберите « Вид макета» в раскрывающемся списке.
    Переход к представлению макета
  2. Перейдите на вкладку « Дизайн » и найдите группу « Верхний / нижний колонтитул », затем выберите команду « Логотип» .
    Команда Logo
  3. Появится диалоговое окно « Вставить рисунок ». Найдите и выберите нужный файл изображения и нажмите « ОК», чтобы добавить его в свой отчет.
    Вставка логотипа
  4. В заголовке появится сжатая версия вашего изображения. Нажмите и перетащите границу изображения, чтобы изменить ее размер.
    Изменение размера логотипа
  5. При необходимости переместите свой логотип в нужное место, щелкнув и перетащив его.
    Измененный, измененный логотип

Темы и шрифты

Тема представляет собой набор цветов и шрифтов , которая распространяется на всю базу данных , чтобы дать ему последовательный, профессиональный вид. По умолчанию базы данных используют тему Office. Когда вы меняете тему, все шрифты и цвета темы в вашей базе данных меняются в соответствии с новой темой. Конструирование и изменение отчетов с использованием элементов темы может помочь вам сохранить согласованность ваших отчетов.

Чтобы изменить тему:

  1. Перейдите на вкладку « Дизайн » и найдите группу « Темы ».
  2. Нажмите кнопку « Темы» .
    Команда Themes
  3. Появится раскрывающееся меню. Наведите указатель мыши на тему, чтобы просмотреть предварительный просмотр .
    Наведите указатель мыши на новую тему
  4. Выберите нужную тему. Тема будет применяться ко всей вашей базе данных.
    Отчет, теперь с новой темой

Чтобы изменить шрифты темы:

  1. Перейдите на вкладку « Дизайн » и найдите группу « Темы ».
  2. Нажмите кнопку « Шрифты» .
    Команда Fonts
  3. Появится раскрывающееся меню. Выберите набор тематических шрифтов .
    Выбор нового набора тематических шрифтов
  4. Шрифты будут применены ко всей базе данных.
    Отчет, теперь с новыми шрифтами

Задание!

  1. Если вы еще этого не сделали, загрузите нашу пробную базу данных и откройте ее.
  2. Откройте отчет о декабрьских заказах .
  3. Добавьте дату и время в заголовок .
  4. Добавьте номера страниц в нижний колонтитул .
  5. Выберите заголовок отчета и отредактируйте его, чтобы ответить на декабрьские заказы .
  6. Выберите новую тему и тематические шрифты .
  7. Добавьте логотип . Вы можете использовать изображение с вашего компьютера или загрузить наш логотип .

Залишити відповідь