Как создать запрос на поиск дубликатов

Поиска дубликатов запросов позволяет искать и идентифицировать дубликаты записей в таблице или таблицах. Дублированная запись – это запись, относящаяся к той же вещи или лицу, что и другая запись.

Не все записи, содержащие подобную информацию, являются дубликатами. Например, записи двух заказов, которые были помещены в разные даты, но которые содержали идентичные элементы, не были бы повторяющимися записями. Аналогично, не все дублированные записи содержат полностью идентичную информацию. Например, две записи клиентов могут ссылаться на одного и того же человека, но включают разные адреса. Запись с устаревшим адресом будет дублировать запись.

Почему так важно избавляться от дублирующих записей? Рассмотрим приведенный выше пример. Если бы у нас было несколько записей для одного клиента, было бы сложно просмотреть историю заказов для него, потому что эта информация будет распространяться на несколько несвязанных записей. Мы можем даже доставить его заказ на неправильный адрес, если человек, входящий в информацию о заказе, выбирает устаревшую запись. Легко понять, как дублирование записей может подорвать целостность и полезность вашей базы данных.

К счастью, Access упрощает поиск и поиск возможных дубликатов записей. Обратите внимание: Access не удалит записи для вас или не поможет вам определить, какой из них является текущим – вам придется делать все это самостоятельно. Если вы знакомы с данными в своей базе данных, тем не менее, избавление от дубликатов записей будет управляемой задачей.

Чтобы создать запрос на поиск дубликатов:

  1. Выберите вкладку « Создать » на ленте и найдите группу « Запросы ».
  2. Нажмите кнопку « Мастер запросов» .
    Команда Wizard Wizard
  3. Откроется диалоговое окно « Новый запрос ». Выберите « Найти дубликаты» в списке запросов и нажмите « ОК» .
    Выбор создания запроса на поиск дубликатов
  4. Выберите таблицу, в которой вы хотите найти дубликаты записей, затем нажмите « Далее» . Мы ищем дубликаты записей клиентов, поэтому мы выберем таблицу Customers .
    Выбор таблицы для поиска дубликатов
  5. Choose the fields you want to search for duplicate information by selecting them, then clicking the right arrow button . Only select fields that should not be identical in nonduplicate records. For instance, because we’re searching for duplicate customers we’ll only select the First Name and Last Name fields, as it’s unlikely that multiple people with the exact same first and last name would place orders at our bakery. When you’ve added the desired fields, click Next.
    Выбор полей для поиска дублирующей информации
  6. Select additional fields to view in your query results. Choose fields that will help you distinguish between the duplicate records and choose which one you want to keep. In our example, we’ll add all of the fields relating to customer addresses—plus the Email and Phone Number fields—as records with identical customer names that might contain nonidentical information in these fields. When you’re satisfied with the fields you’ve chosen, click Next.
    Выбор других полей для просмотра в наших результатах
  7. Access will suggest a name for your query, but you can type a different name. When you’re satisfied with the query name, click Finish to run your query.
    Именование запроса
  8. If Access found any duplicate records in your query, they will be displayed in the query results. Review the records, and delete any outdated or incorrect records as needed.
    Дублирование записей в результатах запроса

Tips for resolving duplicate records

  • Save your duplicate records queries, and run them often.
  • Investigate potential duplicate records by looking at linked data in other tables. You can do this by searching for these records’ ID numbers in related tables. Is one record linked to mostly old orders while another contains recent ones? The latter is likely to be the current one.
  • После того, как вы решите удалить какую-либо запись, убедитесь, что вы не потеряете какую-либо информацию, которая вам может понадобиться. В нашем примере, прежде чем мы удалили нашу дубликатную запись, мы нашли все заказы, связанные с идентификационным номером этой записи, и заменили ее идентификационным номером записи, которую мы решили сохранить.

Залишити відповідь